Que faire en cas de perte ou de détérioration d’une feuille de registre ?

L’officier d’état civil doit immédiatement en aviser le juge du tribunal d’instance.Si la feuille inutilisable ou perdue était vierge, soit le juge d’instance la remplace par une autre qu’il numérote et paraphe, en apposant une mention sommaire de sa décision, soit il décide que l’inscription des actes se poursuivra sur la feuille suivante.Il ordonne la rectification du procès-verbal d’ouverture et en avise le procureur de la République.Si la feuille perdue ou détériorée avait été complètement ou partiellement remplie, le juge autorise la reconstitution à partir de l’original existant sur une nouvelle feuille ou sur la page suivante. Le juge confère force probante aux actes ainsi reconstitués par un jugement dont mention est faite en marge des actes et dont une copie est annexée au registre.

Fichepratique

Sommaire

1. S’approvisionner en papier, numérotage et timbrage pour confectionner les registres d’état civil
2. Réceptionner les feuilles de registre pour confectionner les registres d’état civil
3. Préparer les feuilles de registres d’état civil
4. Utiliser les feuilles mobiles de registres

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Registres d'état civil

Confectionner les registres de l’état civil

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Coordonné par Vincent Boulanger | Référence : 1407

L'essentiel par l'éditeur

La gestion des registres d'état civil en France nécessite l'achat de feuilles spéciales auprès de l'ITVF pour garantir leur conservation. Les mairies commandent ces feuilles numérotées et timbrées directement via un site sécurisé. Les registres doivent être tenus en double exemplaire et classés par type d'acte. En cas de perte ou détérioration, le juge d'instance intervient pour la reconstitution. L'utilisation de logiciels facilite la gestion et la numérotation des actes.

Comment les mairies s'approvisionnent-elles en feuilles pour les registres d'état civil ?
Que faire en cas de perte ou de détérioration d'une feuille de registre ?
Comment les registres d'état civil sont-ils organisés et numérotés ?

Les registres de l’état civil comportent les actes de naissance, de mariage, de décès, de changement de nom, de reconnaissance, les transcriptions, les actes d’enfants sans vie, les jugements déclaratifs de naissance, de décès qui ont eu lieu sur la commune.

Le registre peut être unique mais le plus souvent il existe un registre des naissances, un registre des mariages et un registre des décès.

Comment s’organise la confection des registres d’état civil ?

S’approvisionner en papier, numérotage et timbrage pour confectionner les registres d’état civil

L’officier d’état civil doit acheter des feuilles spéciales pour la confection des registres. Les actes sont en effet imprimés sur du papier qui permet une meilleure conservation dans le temps.

Pour éviter d’avoir à faire parapher par le juge du tribunal d’instance chacune des feuilles destinées à l’inscription des actes de l’état civil, celles-ci doivent être numérotées et revêtues d’un timbre spécial par l’Imprimerie des timbres-poste et de valeurs fiduciaires (ITVF).

Depuis 2002 les mairies passent commande directement à l’ITVF des feuilles destinées à la confection des registres (cf. Carnet d’adresses). Les mairies règlent directement la fourniture de ces feuilles au fournisseur dès réception de la facture.

Concrètement, l’ITVF adresse tous les ans aux mairies un courrier précisa...

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