Négocier les achats

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Coordonné par Henri Badell | Référence : 4135

L'essentiel par l'éditeur

La négociation des achats dans l'administration française implique une analyse approfondie des besoins et du marché fournisseur, l'identification des innovations, et la définition d'une stratégie d'achat efficace. L'utilisation d'outils simples comme des tableaux Excel facilite l'identification des fournisseurs pertinents et la structuration des offres. La rédaction d'un cahier des charges clair et la mise en œuvre d'un plan d'action sont essentiels pour optimiser les achats et garantir des prestations de qualité.

Comment analyser efficacement les besoins et le marché fournisseur pour les achats administratifs ?
Quelles sont les étapes clés pour rédiger un cahier des charges performant ?
Comment optimiser la négociation et la mise en œuvre des contrats d'achat ?

Les achats en Ehpad regroupent des familles très diverses : matériels médicaux, changes textiles, hôtellerie, alimentation, nettoyage, déchets, sécurité, maintenance, travaux, énergies, eau, télécom, intérim, assurance, conseils. Charges ou investissements, fournitures ou prestations de services, les achats portent en premier lieu sur l’hébergement (80 %), la dépendance (12 %) et les soins (8 %). Selon le degré d’externalisation de certaines fonctions, les achats représentent entre 15 et 30 % du budget de l’établissement.

Au-delà de la maîtrise du budget, les objectifs concernant les achats sont également qualitatifs. Les produits et les services sélectionnés auront, en effet, un impact significatif sur la qualité du soin, les conditions d’accueil des résidents, les conditions de travail des professionnels et leur efficience.

Sujets à fort enjeu, les achats dans les Ehpad sont donc soumis à une équation complexe : la grande diversité des besoins et l’hétérogénéité des acteurs du processus d’achat font face à des marchés fournisseurs très structurés.

Analyser les besoins

Analyser l’historique

Cette étape consiste dans un premier temps à collecter un certain nombre d’informations comme les références de produits commandés, les quantités consommées, les prix contractés, les contraintes techniques, ergonomiques, réglementaires…, les services concernés, les problèmes rencontrés.

Se projeter

Au-delà de ces informations « historiques », on peut estimer l’évolution du besoin en fonction de l’activité de l’établissement et de ses futurs investissements.

Identifier les innovations

Très vite, on peut confronter ce besoin avec l’état du marché fournisseur (étape 2) dans la mesure où le besoin peut aussi évoluer avec des innovations proposées par les fournisseurs ou l’apparition de nouveaux fournisseurs.

Outil simple

Lister dans un tableau l’ensemble des caractéris...

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