Le maire a-t-il une responsabilité propre en matière d’archives ?

Oui, en sa qualité de représentant de l’État, il doit assurer l’archivage des documents d’état civil, du cadastre et des élections. Il est responsable au civil et au pénal de l’ensemble des archives de la commune et doit les conserver : pour la gestion des affaires communales, pour la justification des droits des administrés, pour la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal. Des dispositions pénales sanctionnent toute personne qui, à la cessation de ses fonctions, aura, même sans intention frauduleuse, détourné des archives publiques.

Quel est le régime des documents administratifs des EPCI ?

Ils doivent en principe être archivés par leurs soins. Il est également possible de confier leur gestion, par convention, au service des archives de l’une des communes membres du groupement, ou de les déposer au service départemental d’archives compétent.

Qui est propriétaire des archives transmises au service des archives départementales ?

Le service des archives n’en est que dépositaire. La collectivité conserve toujours la propriété de ses archives.

La collectivité garde-t-elle un contrôle sur ses archives, lorsque celles-ci sont confiées à un tiers ?

Oui, car elle en reste responsable. Ainsi, aucune élimination par les archives départementales ne peut avoir lieu sans autorisation préalable du conseil municipal. Si la commune confie l’archivage à un tiers (service d’archives privé ou autre collectivité), ce contrôle doit être prévu dans la convention qui lui confie la gestion du service. Au demeurant, le prestataire extérieur ne peut procéder à aucune destruction, puisqu’il ne peut être dépositaire que d’archives intermédiaires.

À qui incombent les frais liés à l’archivage ?

La commune doit assurer leur conservation à ses frais : achat de boîtes, restauration et aménagement du local. C’est une dépense obligatoire.

Qu’est-ce que le procès-verbal de récolement topographique ?

Il tient lieu d’inventaire de prise en charge des archives. Il doit être contresigné par l’autorité territoriale avant sa transmission au préfet.

Les archives doivent-elles être accessibles au public ?

C’est le cas lorsque leur délai de confidentialité est écoulé (C. patr., art. L. 213-2). À partir de ce moment-là, la collectivité doit en assurer l’accès gratuit à toute personne qui le demande. L’archiviste tient un fichier des communications effectuées. Par contre, elle n’a aucune obligation d’en délivrer des copies.Depuis la loi n° 2021-998 du 30 juillet 2021, les services d’archives doivent également informer les usagers, par tout moyen approprié, des délais de communicabilité des archives qu’ils conservent et de la faculté de demander un accès anticipé à ces archives (C. patr., art. L. 213-3-1).

Fichepratique

Sommaire

1. Déterminer si les archives doivent être confiées au service des archives départementales
2. Déroger à la règle de principe
3. Connaître les possibilités d’intervention du préfet en cas de carence
4. Aménager son local d’archives
5. Externaliser la conservation de ses archives
6. Schéma

Notre conseil
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FAQ
Aller plus loin

Outils et modèles (2)

Convention par laquelle une commune confie la gestion de ses archives à une structure intercommunale (réf : dtou6475)
Légende de schéma de procédure (réf : dtou6659)

Fiche associée (1)

Archivage des registres

Où archiver ses documents administratifs ?

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Mis à jour par Hélène Chalmeton | Coordonné par Hélène Chalmeton | Référence : 8201

L'essentiel par l'éditeur

Les communes de moins de 2 000 habitants doivent confier leurs archives au service des archives départementales, sauf dérogation. Celles de plus de 2 000 habitants peuvent gérer leurs archives ou les externaliser sous conditions. Le préfet intervient en cas de mauvaise gestion. Les archives doivent être conservées dans des locaux adaptés et peuvent être externalisées à des prestataires agréés. La collectivité reste propriétaire des archives, même lorsqu'elles sont confiées à un tiers.

Comment les communes doivent-elles gérer leurs archives en fonction de leur taille ?
Quelles sont les conditions pour externaliser la conservation des archives communales ?
Quel rôle joue le préfet dans la gestion des archives communales ?

Lorsqu’un document administratif a dépassé sa « durée d’utilité », c’est-à-dire la durée pendant laquelle un administré est susceptible, à n’importe quel moment, d’en demander la communication, il doit être archivé. Mais le public doit pouvoir continuer à y avoir accès, au besoin.

Si la collectivité reste toujours propriétaire de ses archives, dans certains cas, elle peut ou doit confier cet archivage à des tiers. La présente fiche détaille les cas possibles et leurs modalités de mise en œuvre.

Déterminer si les archives doivent être confiées au service des archives départementales

Dans les communes de moins de 2 000 habitants, les archives de la commune sont par principe confiées au service des archives départementales. Pour les communes de plus de 2 000 habitants, la collectivité prend en charge elle-même cet archivage.

Dans les deux cas, il peut être dérogé à la règle de principe. La collectivité peut notamment mutualiser le service avec d’autres collectivités, au besoin, ou l’externaliser à un prestataire tiers, sous certaines conditions. Elle peut recourir aux services des archives départementales même si elle compte plus de 2 000 habitants.

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