Faire des réunions hebdomadaires, est-ce que cela ne prend pas trop de temps ?

Supprimer des réunions de pilotage pour gagner du temps est une fausse bonne idée, car il est indispensable de partager en équipe des informations, de planifier, suivre et ajuster les actions. Le véritable enjeu est plutôt de mettre en place des réunions efficaces et, pour cela, la qualité de la préparation et de l’animation sont essentielles.

Fichepratique

Sommaire

1. Structurer la démarche
2. Mettre en place la réunion de service
3. Projets de fond : des réunions spécifiques de suivi de projet
4. Mettre en place des tableaux de bord

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Piloter son service à domicile

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Coordonné par Régine Roche | Référence : 8707

L'essentiel par l'éditeur

Le pilotage d'un service à domicile repose sur la boucle de l'amélioration continue, intégrant planification, mise en œuvre, vérification et amélioration. Les réunions de service, essentielles pour maîtriser l'activité quotidienne, doivent être régulières, bien préparées et tracées. Les tableaux de bord, simples et partagés, facilitent la prise de décision. Une gestion efficace des réunions et des cycles de pilotage améliore la motivation et la coopération des équipes, optimisant ainsi la qualité des prestations.

Comment structurer efficacement le pilotage d'un service à domicile ?
Pourquoi les réunions de service sont-elles cruciales pour le management ?
Quels sont les avantages d'utiliser des tableaux de bord dans le pilotage ?

Le secteur de l’aide et des soins à domicile est en constante transformation, du fait de l’évolution des besoins de la population et des changements fréquents de la réglementation. Cela rend nécessaire pour les opérateurs de renforcer leur fonction de pilotage et de s’organiser pour pouvoir s’adapter rapidement.

Par ailleurs, mieux piloter sa structure apporte des améliorations économiques et sociales.

Enfin, un pilotage efficace est une condition de la qualité du service rendu.

Améliorer le pilotage de son service à domicile est donc un enjeu de premier plan. C’est également un champ sur lequel il est possible d’agir, contrairement à celui de la réglementation ou de la tarification sur lesquels les opérateurs ont peu de prise directe.

Cette fiche pratique vous donnera :

la méthode de mise en place ou d’amélioration du pilotage de votre service ;
des outils de pilotage : tableaux de bord, ordre du jour type de réunion, relevé de décisions.

Structurer la démarche

La boucle de l’amélioration continue

Le pilotage d’une activité est un processus de management qui peut s’appuyer sur la boucle de l’amélioration continue (ou roue de Deming) :

La roue de Deming (source : Règles de certification NF311 « Service aux personnes à domicile »)

Prévoir

Il s’agit de décider et d’organiser les actions à mettre en œuvre :

planifier ;
attribuer un responsable ;
allouer les moyens ;
se doter d’un tableau de bord avec des indicateurs de suivi du résultat.

Pour les services autorisés, le projet de service est un document dans lequel est consigné le « prévoir ». La formalisation du « prévoir » se retrouve aussi dans les procédures, modes opératoires, protocoles....

Mettre en œuvre

C’est le temps de l’action.

Vérifier

Il s’agit ici d’évaluer :

le résultat...

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