Comment procéder à la notation financière des offres ?

Les éléments de prix à prendre en considération peuvent diamétralement varier d’un marché à un autre, suivant la structure des prix ou le montage contractuel retenu (cf. Modèle de rapport d’analyse des offres).

La comparaison des marchés à prix forfaitaire se fait sur les différents prix globaux.

Pour les marchés à tranches optionnelles, l’analyse s’effectue sur le prix de la totalité du marché (tranche ferme plus tranches optionnelles).

S’agissant des marchés à prix unitaires (majoritairement à bons de commande), il est recommandé d’apprécier le prix à partir d’une simulation prévisionnelle de commande (éventuellement communiquée aux candidats) et de multiplier les prix unitaires par le nombre prévisionnel d'unités commandées.

Il serait vain, dans cette dernière hypothèse, d’additionner l’ensemble des prix unitaires d’un marché de fournitures courantes pour déterminer l’offre la moins disante : à la différence des prix forfaitaires, la meilleure offre financière ne sera pas celle proposant la somme des prix proposés la plus basse, mais celle dont seuls les prix unitaires majoritairement utilisés par l’administration seront les plus bas.

Ainsi, quel que soit le poids donné au critère prix, tous les postes constituant une offre doivent être pris en considération en proportion de leur importance, selon trois manières qu'il est possible de cumuler :

• au sein d'un même critère : la décomposition des quantités estimées (DQE), c’est-à-dire la simulation de commande non contractuelle ;
• entre des sous-critères différents : des sous-pondérations distinctes (ex. : prix des prestations principales 75 %, prix des prestations accessoires 25 %) ;
• entre des critères différents : pour apprécier le coût global d'utilisation, outre le coût d'acquisition, l'acheteur peut juger le coût de maintenance, le coût d’exploitation, le coût de fin de vie.