Le budget de demande de subvention est un document de synthèse. Sa forme reprend fréquemment celle du plan comptable. Les dimensions de gestion analytiques y sont donc peu présentes.
Cette approche analytique se situe pourtant au cœur de la construction des projets et de leurs budgets.
La démarche pour présenter un budget de demande efficient est la suivante :
- élaborer les budgets d’action en coûts directs ;
- établir le budget des coûts indirects.
Élaborer les budgets d’action en coûts directs
Ce principe de gestion relève du bon sens : à la base, un projet s’exprime sur ses besoins et ressources spécifiques. C’est ce que l’on appelle les charges et produits directs.
Cette approche en coûts directs permet une vision précise des enjeux de l’action. Elle reste toutefois incomplète car elle n’intègre pas les coûts liés au fonctionnement de la structure.
Cette première approche du projet est souvent déséquilibrée. Il est en effet fréquent que ce premier jet de budget :
- fasse apparaître une perte analytique. Cette perte doit alors être compensée par une part de subvention de fonctionnement ou par les excédents dégagés par une autre action ;
- dégage un excédent analytique. Cette situation est fréquente pour des projets qui mobilisent le travail de permanents : ils génèrent peu de coûts directs. L’action dégage de la marge dans la gestion globale de l’entreprise.
Établir le budget des coûts indirects
Dans un premier temps, travaillez sur l’ensemble des charges indirectes. Il s’agit des charges qui ne peuvent pas être spécifiquement positionnées sur une action ou qui impliquent l’application d’une clé de répartition.
Pour ce faire, séparez précisément et budgétez à part :
- les charges de structure ;
- les charges de fonctionnement ;
- les frais généraux.
Dans un deuxième temps, travaillez la présentation synthétique en traitant la question des clés de répartition. Cette répartition se pense autour de deux axes principaux d’affectation :
- le temps de travail de l’équipe permanente : l’affectation sur les différentes actions se fait alors sur la mesure du temps passé à chaque projet ;
- le poids respectif des différents budgets analytiques en coûts directs : l’affectation des charges indirectes se fait alors au prorata des coûts directs.
A noter
Le choix définitif de la répartition des coûts indirects se situe souvent au croisement de ces deux grilles d’analyse que sont le temps de travail mobilisé, d’une part, et les coûts directs d’autre part.
Au-delà des chiffres, c’est la cohérence de votre raisonnement et la possibilité de justifier, de fournir une trace de vos répartitions, qui emportera l’adhésion de vos partenaires.
