Fichepratique

Des encadrants plus efficaces et plus sereins car mieux organisés

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Référence : 9028

L'essentiel par l'éditeur

L'organisation en front office et back office optimise l'efficacité administrative et le bien-être au travail. Le front office gère les interactions immédiates, tandis que le back office se concentre sur les tâches de fond, planifiées en équipe pour éviter les interruptions. Cette méthode améliore la productivité, réduit le stress et favorise la professionnalisation. Des ajustements réguliers garantissent une adaptation continue aux besoins évolutifs du service.

  • Comment mettre en place un système de front office et back office efficace ?
  • Quels sont les avantages d'une organisation en front office et back office ?
  • Comment le back office contribue-t-il à réduire le stress au travail ?

Les services à domicile reposent beaucoup sur l’encadrement intermédiaire, qui doit tout à la fois encadrer les équipes d’intervenants, organiser et suivre les interventions selon une approche médico-sociale de qualité, développer l’activité grâce à sa présence au sein des réseaux de prescripteurs et partenaires.

Un tel rôle d’homme ou femme-orchestre peut être lourd à porter et l’expérience montre qu’il est souvent difficile pour l’encadrement de trouver par lui-même une organisation du travail optimale.

Et lorsque l’encadrement a du mal à faire face, c’est toute l’activité du service qui se trouve fragilisée.

Comment aider les encadrants dans l’organisation de leur travail ? Quel fonctionnement du service mettre en place pour favoriser leur efficacité tout en prévenant les risques de stress ?

1.

Mettre en place un front office et un back office au sein du service

La méthode du front office et du back office est un incontournable de l’organisation dans les activités de service. Elle permet de bien séparer les moments de gestion du quotidien et de traitement des tâches de fond.

Le « front office »

Il correspond aux moments, majoritaires, au cours desquels le personnel administratif et d’encadrement du service répond au téléphone, reçoit ou rend des visites, gère les tâches quotidiennes au fur et à mesure qu’elles se présentent. C’est le moment de la « porte ouverte » où la personne concernée est « dérangeable », apte à interrompre ses occupations pour répondre à des sollicitations.

Le « back office »

Il correspond à des plages de temps bien identifiées au cours desquelles le personnel concerné s’isole et ne reçoit ni appels télép...

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