Dois-je compiler tous les processus dans un document dans mon rapport d’évaluation ?

Un tel document serait trop lourd à exploiter. En revanche, une description de tous les processus doit être présentée, en faisant apparaître les procédures les plus importantes et les forces et faiblesses de chacun des processus.

La description des processus doit-elle comporter des indicateurs d’évaluation ?

Non, à ce stade les indicateurs ne sont pas présents, il s’agit juste d’une description de l’existant. Les indicateurs n’auront d’utilité qu’une fois le processus formalisé pour mettre en avant les forces et les faiblesses de votre établissement.

Fichepratique

Sommaire

1. Organiser le diagnostic
2. Segmenter les actions
3. Mettre en avant les forces et les faiblesses des processus

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Élaborer un diagnostic pour chaque processus

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Coordonné par Jean-Claude Placiard | Référence : 5586

L'essentiel par l'éditeur

L'élaboration d'un diagnostic de processus implique une analyse détaillée des actions et tâches, segmentées en sous-processus. Chaque processus doit être décrit en termes de finalité, propriétaire, fréquence, contraintes, et plus. L'analyse fine permet de mettre en lumière les forces et faiblesses, facilitant l'optimisation. Un chef de projet permanent est recommandé pour assurer la cohérence. La description des processus ne nécessite pas d'indicateurs d'évaluation à ce stade.

Comment élaborer un diagnostic efficace pour chaque processus administratif ?
Quels sont les éléments clés à inclure dans la description d'un processus ?
Pourquoi est-il important de segmenter les processus en sous-processus ?

Après avoir identifié les processus majeurs qui opèrent dans votre établissement, l’enjeu du diagnostic est de pouvoir les décliner et repérer les interactions positives ou négatives entre eux. À travers ce diagnostic, vous allez déjà pouvoir cerner les améliorations à apporter à l’organisation de vos missions et pointer des difficultés à résoudre.

L’essentiel du diagnostic repose sur la compréhension et la décomposition du processus en sous-processus et tâches qui éclaireront les mécanismes qui entrent en jeu dans votre établissement. Cette démarche est assez lourde à gérer – bien que dans les faits très simples – mais vous fera gagner par la suite du temps pour l’organisation quotidienne et pour les futures évaluations.

Organiser le diagnostic

Pour que votre évaluation soit efficace, vous devez parfaitement connaître l’ensemble des actions et des tâches qui en découlent et chacun des processus doit pouvoir être « raconté » dans son ensemble. En prenant l’exemple de la confection des menus de votre établissement, votre description doit donc comporter les éléments de réponse suivants :

Qui fait quoi ? Le responsable de la cuisine avec la commission « menu ».
Comment et avec quels moyens ? En concertation avec la commission dans la limite de la dotation par repas.
Quand ? À quel moment ? Préparation en amont de la commission puis pendant la commission.
Où ? En quels lieux ? Préparation avec les fournisseurs et les employés de la cuisine, en concertation avec la commission.
Dans quelle mesure ? Dans la limite des réglementatio...

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