Comment dois-je communiquer autour de la démarche d’amélioration des processus ?

De la même manière que pour les instances participatives de votre établissement, la communication doit être adaptée à vos usagers pour qu’elle soit intégrée par tous. En ce qui concerne les financeurs et les partenaires, n’hésitez pas non plus à communiquer et à échanger pour améliorer la qualité de vos prestations.

Comment dois-je formaliser les processus et procédures ?

Il n’existe pas de code ; en revanche, il vous faut garder les mêmes symboles et méthodes tout au long de la démarche, pour qu’ils restent compréhensibles.

Fichepratique

Sommaire

1. Identifier les pistes d’optimisation
2. Valider les modifications apportées
3. Formaliser le processus optimisé
4. Mettre en œuvre les actions d’optimisation
5. Assurer le suivi du plan qualité des processus

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Organisation des services

Repérer les dysfonctionnements entre les processus

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Coordonné par Jean-Claude Placiard | Référence : 5587

L'essentiel par l'éditeur

Optimisez vos processus administratifs grâce à une approche participative et progressive. Identifiez les dysfonctionnements et mettez en œuvre des actions de simplification pour améliorer l'efficacité de votre établissement. Adaptez les ressources humaines, formalisez les procédures et assurez un suivi régulier pour garantir une amélioration continue. Impliquez tous les acteurs pour une adhésion totale et une communication efficace.

Comment identifier et corriger les dysfonctionnements dans les processus administratifs ?
Quelles sont les étapes pour mettre en œuvre une simplification progressive des processus ?
Comment assurer un suivi efficace du plan qualité des processus ?

Une fois le diagnostic effectué, et les forces et faiblesses des processus mises en avant, vous devez identifier les interrelations entre eux pour mettre en avant les éventuels dysfonctionnements.

L’objectif est important, car dans beaucoup d’établissements encore trop taylorisés, les processus propres à chaque mission comme l’hébergement, la restauration, l’accompagnement des soins peuvent être relativement autonomes et par-là même créer des dysfonctionnements entre eux.

Identifier les pistes d’optimisation

Votre diagnostic réalisé et les points d’achoppements repérés, vous serez en mesure d’identifier des actions de simplification qui vous mèneront à une réorganisation de vos processus.

Mettre en œuvre une simplification progressive et continue

Dans ce cas, votre analyse révèle que votre institution travaille de manière cohérente, efficace et utile, mais souffre de légers dysfonctionnements. Il s’agit donc ici de modifier à la marge votre organisation afin d’en tirer le meilleur parti possible. Le BPM (Business Process Management) peut passer par la création d’outils de simplification, par la modification du règlement intérieur, ou par un redéploiement des ressources humaines, par exemple. Il s’agit ici pour vous d’ajuster les processus, les sous-processus ou les tâches sans pou...

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