Sous quel délai dois-je répondre à une demande d’accès ?

Dans les meilleurs délais et dans la limite d’un mois à compter de la date de réception de la demande. Toutefois, ce délai est raccourci à huit jours pour une demande d’accès au dossier médical.

Puis-je refuser une demande d’accès au motif qu’elle m’est adressée par voie postale et non via le formulaire en ligne ?

Non, le RGPD ne pose pas la modalité d’envoi de la demande comme une exigence pour la recevabilité de la demande d’accès. D’ailleurs, en cas de demande adressée par voie postale, le responsable de traitement a tout intérêt à répondre par voie postale ou a minima à prendre contact avec le demandeur pour vérifier qu’un envoi électronique ne présente pas de difficulté pour lui.

Quelle différence entre une demande d’accès à un dossier médical et une demande d’accès aux données médicales concernant le demandeur ?

Aucune en l’absence de précision contraire du demandeur. Une demande d’accès aux données médicales à caractère personnel est traitée comme une demande de communication du dossier médical. Le délai de réponse est donc de huit jours à compter de la réception de la demande et l’envoi de la première copie est gratuit pour le demandeur.

Fichepratique

Sommaire

1. Répondre à une demande d’accès aux données personnelles
2. Connaître le risque de sanction en cas de défaillance dans la gestion du droit d’accès

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Fiches associées (2)

Gestion du droit d’accès aux données personnelles : sécuriser sa responsabilité en cas de demande d’accès

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Coordonné par Noémie Blanchard | Référence : 14278

L'essentiel par l'éditeur

La gestion du droit d'accès aux données personnelles est cruciale pour sécuriser la responsabilité des responsables de traitement. Le RGPD et la LIL encadrent strictement ce droit, permettant aux personnes concernées de demander l'accès à leurs données, y compris les finalités du traitement, les catégories de données, et les destinataires. Les demandes doivent être traitées dans un délai d'un mois, sauf pour les dossiers médicaux (huit jours). Les responsables doivent fournir des copies fidèles et intelligibles des données, et la première copie est gratuite. Des restrictions existent pour les demandes infondées ou excessives, et des sanctions administratives et pénales peuvent être appliquées en cas de non-respect.

Quels sont les délais pour répondre à une demande d'accès aux données personnelles ?
Quelles sont les obligations des responsables de traitement en matière de droit d'accès ?
Quelles sanctions peuvent être appliquées en cas de non-respect du droit d'accès ?

Le droit d’accès aux données à caractère personnel est l’un des droits clés du RGPD permettant à la personne concernée de maîtriser l’utilisation qui est faite de ses données par des tiers. Corrélativement, le responsable du traitement est tenu de faciliter l’exercice de ce droit qui connaît très peu de restrictions.

Les manquements aux règles relatives au droit d’accès peuvent faire l’objet de sanctions administratives, civiles et pénales.

La Cnil ayant annoncé que le respect du droit d’accès faisait partie de son programme de contrôle pour l’année 2024, les responsables de traitement ont tout intérêt à mettre en conformité au droit en vigueur leur procédure interne de gestion des demandes d’accès.

Répondre à une demande d’accès aux données personnelles

Déterminer le périmètre de la demande

Une demande d’accès à ses données à caractère personnel est formulée librement par la personne concernée qui peut être l’usager, le patient, un agent, toute autre personne dont les données sont traitées. Le responsable de traitement, accompagné par son délégué à la protection des données (DPO), doit donc analyser au cas par cas le périmètre de la demande d’accès. En effet, en application de l’article 15 du RGPD et 49 de la LIL, la personne concernée peut demander « confirmation que des données (…) la concernant sont ou ne sont pas traitées », puis préciser sa demande, en cas de traitement, aux fins d’obtenir communication des :

finalités du traitement (par exemple : pour assurer le suivi médical du patient) ;
catégories de données personnelles...

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