Comment travailler à l’amélioration de la conservation du dossier du patient ?

L’Agence nationale d’accréditation et d’évaluation en santé (Anaes, devenue la Haute Autorité de santé [HAS]) a produit en juin 2003 une recommandation relative à l’amélioration de la qualité de la tenue et du contenu du dossier du patient. Cette recommandation, si elle s’adresse pour partie aux établissements de santé, contient de nombreuses propositions et préconisations transposables à l’ensemble des acteurs de santé. Elle propose notamment une méthodologie d’analyse et d’évaluation, basée sur l’audit clinique, afin :d’une part, d’identifier les lacunes dans la tenue et la conservation des dossiers ;d’autre part, de déterminer les bases d’une démarche d’amélioration des pratiques en la matière.

Le type de support du dossier médical a-t-il un impact sur la responsabilité du professionnel ou de l’établissement de santé en cas de perte du dossier ?

La nature du support du dossier médical n’a absolument pas d’effet quant aux conséquences d’une éventuelle responsabilité des professionnels ou de l’établissement. Le dossier médical, qu’il soit en format papier, dématérialisé ou informatisé d’emblée, conserve la même nature de document comportant des données de santé sensibles et personnelles qui doivent être conservées et sécurisées. Il peut être cependant prudent et conserver le dossier sur deux supports différents si cela est possible afin d’en assurer une conservation plus certaine.

Fichepratique

Sommaire

1. Garantir la pérennité des informations concernant le patient
2. Répondre de la perte d’informations concernant le patient
3. Appréhender les cas où la responsabilité pénale peut être engagée
4. Protéger les données médicales

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Dossier médical

Les responsabilités engagées en cas de perte du dossier médical

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Coordonné par Noémie Blanchard | Référence : 8130

L'essentiel par l'éditeur

La conservation des dossiers médicaux est cruciale pour garantir la pérennité des informations de santé des patients. Les établissements de santé doivent respecter des obligations légales strictes pour éviter toute responsabilité en cas de perte de données. La législation impose des délais de conservation et des normes de sécurité, notamment sous le RGPD. Les sanctions pour non-conformité peuvent être sévères, incluant des amendes et des peines d'emprisonnement.

Quelles sont les obligations légales des établissements de santé concernant la conservation des dossiers médicaux ?
Quels sont les risques juridiques pour un établissement de santé en cas de perte d'un dossier médical ?
Comment le RGPD impacte-t-il la gestion des données médicales dans les établissements de santé ?

La multiplication des outils de coordination, autant que la complexification des prises en charge, le plus souvent pluriprofessionnelles, amène à s’interroger sur les risques liés à la mauvaise conservation des données à caractère personnel de santé concernant les personnes prises en charge dans les structures sanitaires et/ou médico-sociales.

Le risque de perte d’informations ou de dossiers médicaux présente des enjeux importants en matière de transparence des prises en charge, de continuité des soins, de respect des obligations de conservation des données, et plus globalement de respect des droits des patients.

Garantir la pérennité des informations concernant le patient

Tout professionnel, établissement de santé ou médico-social ou organisme intervenant auprès du patient doit garantir la pérennité des informations le concernant.

Cette obligation se déduit naturellement, dans les textes :

du droit d’accès de toute personne aux informations concernant sa santé, quel que soit le cadre de sa prise en charge (CSP, art. L. 1111-7) ;
de l’obligation pour tout établissement de santé de communiquer aux personnes recevant ou ayant reçu des soins les informations concernant leur santé (CSP, art. L. 1112-1) ;
de l’obligation pour tout établissement de santé public ou chargé d’une mission de service public (ex. : les établissements de santé privés d’intérêt collectif [Espic]) de conserver les documents qu’ils produisent en tant qu’ils ont tous la qualité d..

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