Suite à un dégât des eaux, un des registres est complètement détrempé. Que faire ?

La première des choses à faire est de stopper le processus de dégradation lié à l’eau. Pour cela, il est recommandé de congeler le registre dans un congélateur à – 18 °C. Le froid fige le document en l’état et laisse un peu de temps pour contacter les centres de restauration et établir des devis.

Un administré souhaite emprunter un registre pour une très courte durée afin de le consulter chez lui. Est-ce possible ?

Absolument pas. Il est formellement interdit de prêter des documents d’archives. Ils sont uniques et irremplaçables, contrairement aux livres des bibliothèques édités en de nombreux exemplaires et qui font l’objet d’un dépôt légal.

Une association souhaite présenter un registre lors d’une exposition. Est-ce possible ?

Oui, si le maire le permet. Mais à la condition que des règles précises soient définies dans un cahier des charges (à réaliser avec l’archiviste) et qu’une assurance « clou à clou » soit contractée par l’emprunteur. Une attention toute particulière doit être accordée à la protection du registre contre le vol et contre la lumière excessive qui pourrait l’endommager (le temps d’exposition à la lumière ne doit pas dépasser trois mois par période de douze mois consécutifs, à raison de huit heures par jour).

Fichepratique

Sommaire

1. La composition des registres
2. Les facteurs de dégradation des registres
3. Les bons gestes pour la conservation des registres
4. La restauration des registres

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La conservation préventive des registres

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Coordonné par Vincent Boulanger | Référence : 1427

L'essentiel par l'éditeur

La conservation préventive des registres est cruciale pour préserver leur intégrité. Les registres, souvent en papier sensible à la lumière et à l'humidité, nécessitent un stockage adéquat et des manipulations minimales. Les photocopies sont interdites, et la numérisation est recommandée pour éviter l'usure. En cas de dégradation, la restauration par des professionnels est essentielle. Des subventions peuvent être obtenues pour la restauration. La consultation doit être surveillée pour prévenir le vol et les dommages.

Quels sont les principaux facteurs de dégradation des registres ?
Quelles sont les meilleures pratiques pour conserver les registres en bon état ?
Comment restaurer un registre endommagé et obtenir des subventions ?

Les services d’état civil des communes conservent des registres assez anciens, voire parfois des registres paroissiaux antérieurs à la Révolution française. Ces documents sont d’une grande valeur historique, ce sont des éléments fondamentaux du patrimoine écrit de la commune. C’est pourquoi une attention toute particulière doit être accordée à leur bonne conservation afin de les préserver le plus longtemps possible.

Il s’agit donc pour les officiers d’état civil de mieux connaître la composition matérielle des registres, et surtout d’identifier les principaux facteurs de dégradation et les bons gestes à adopter pour assurer leur conservation optimale.

La composition des registres

Un registre est composé de plusieurs feuillets de papier, cousus entre eux et protégés par une reliure, très souvent en cuir.

Le papier, qu’il soit de production mécanique (feuilles A4 d’imprimante) ou artisanale (papier vergé) est composé essentiellement de fibres de cellulose, mais aussi de charges minérales, d’eau et de colle. Il est très sensible à la lumière et aux taux d’humidité de l’air ambiant.

La reliure permet de protéger les feuillets, mais les manipulations répétées des registres entraînent leur dégradation rapide.

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