Un fonctionnaire doit-il se constituer un dossier personnel ?

Cette obligation ne figure pas parmi les obligations statutaires des agents. Ceux-ci ont malgré tout un intérêt majeur à conserver par-devers eux les éléments de leur dossier administratif dès le début de leur carrière en vue de faciliter et de motiver toutes les démarches ultérieures, notamment en cas de mobilité entre différents établissements gestionnaires.

Fichepratique

Sommaire

1. Constitution et organisation du dossier individuel
2. Organisation du dossier : le principe d’unicité
3. L’accès au dossier
4. La gestion du dossier individuel du fonctionnaire sur support électronique

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Gestion administrative

Le dossier personnel des fonctionnaires et agents publics

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Mis à jour le 11 févr. 2025 | Coordonné par Lucila Modebelu | Référence : 10859

L'essentiel par l'éditeur

Le dossier personnel des fonctionnaires est essentiel pour la gestion administrative, incluant des pièces sur la carrière, les décisions de nomination, d'avancement, et les sanctions disciplinaires. L'accès au dossier est un droit absolu, renforcé par le Code des relations entre le public et l'administration. La gestion électronique est possible mais non obligatoire, garantissant la sécurité et la confidentialité des informations. Un classement rigoureux et la traçabilité des documents sont cruciaux.

Quels éléments doivent figurer dans le dossier personnel d'un fonctionnaire ?
Comment garantir l'accès et la confidentialité du dossier individuel des agents publics ?
La gestion électronique des dossiers des fonctionnaires est-elle obligatoire ?

Les dispositions du chapitre VII du Titre III du Livre 1^er du Code général de la fonction publique (CGFP) énoncent :

« Article L. 137-1 : Le dossier individuel de l'agent public doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Article L. 137-2 :
Il ne peut être fait état, dans le dossier individuel d’un agent public de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé ni de mentions le concernant contrevenant aux dispositions de l'article 133-11 du code pénal relatives à l’amnistie.

Article L. 137-3 :
Le dossier individuel de l’agent public présentant les garanties prévues aux articles L. 137-1 et L. 137-2 peut être géré sur support électronique dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Article L. 137-4 : Tout agent public a accès à son dossier individuel ».

Constitution et organisation du dossier individuel

Suivant l’article L. 137-1 du Code général de la fonction publique, le dossier « doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité », sans autre précision. Dans la fonction publique hospitalière, il semblerait qu’aucun texte réglementaire ne soit venu apporter quelque précision à ce sujet, contrairement à la fonction publique territoriale pour laquelle le décret n° 85-643 du 26 juin 1985 relatif aux centres de gestion a stipulé :

« Le centre de gestion constitue et tient à jour un dossier individuel par fonctionnaire, y compris les stagiaires, indépendamment du dossier prévu à l’article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires...

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