Comment bien stocker les informations sur vos outils numériques ?

D’abord, classer vos documents. Que vous utilisiez un wiki, un drive ou tout autre système de stockage, il peut rapidement devenir désorganisé, si vous n’êtes pas suffisamment rigoureux.Il faut mettre en place quelques règles de classement :des catégories claires pour ranger les documents : on doit savoir au premier coup d’œil où se range un document ;un référent par catégorie ou type de document : on doit savoir qui contacter pour retrouver un document.Vous devez garder en tête que les bénévoles et salariés actuels finiront par quitter l’association et que leurs remplaçants doivent pouvoir se retrouver dans votre classement. Dites-vous également qu’on doit pouvoir retrouver un document plusieurs années après.Il conviendra également de mettre en place des règles concernant les droits de chacun de vos membres. Qui peut éditer tel ou tel document ? Qui peut supprimer des contenus ?Ensuite, limiter le nombre d’outils. Vous pouvez donc choisir de vous limiter à un outil de rédaction et à un outil de stockage. Vous devez aussi savoir précisément quel outil utiliser pour quelle tâche. En limitant le nombre d’outils et en définissant clairement leurs usages, vous évitez de perdre du temps à chaque fois que vous devez retrouver un document.

Fichepratique

Sommaire

1. Les principes
2. Les 5 étapes pour intégrer un outil numérique dans son association

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Fiches associées (2)

Les enjeux et les étapes du développement des outils numériques au sein des structures associatives

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Coordonné par Régine Roche | Référence : 13301

L'essentiel par l'éditeur

Les outils numériques sont essentiels pour les associations, mais leur intégration nécessite une stratégie claire. Chaque association doit identifier ses besoins prioritaires et choisir des outils adaptés, en tenant compte de la facilité d'utilisation et des coûts. La formation des membres est cruciale pour éviter la fracture numérique. Les logiciels libres offrent une alternative éthique. Enfin, évaluer régulièrement l'efficacité des outils est indispensable pour s'assurer qu'ils répondent aux objectifs associatifs.

Comment choisir les outils numériques adaptés à une association ?
Pourquoi est-il important de former les membres d'une association aux outils numériques ?
Quels sont les avantages des logiciels libres pour les associations ?

En France, en 2019, le secteur associatif compte 1 758 500 salariés (soit 1 600 078 équivalent temps plein). La transformation numérique des associations est un enjeu de taille : apprivoiser, maîtriser et partager les outils numériques pour muscler leur projet, rendre leurs actions plus efficaces, développer des marchés, accueillir de nouveaux adhérents, développer le bénévolat et la collecte de fonds…

Les associations assurant des interventions sociales et médico-sociales à domicile n’échappent pas à la règle. Aujourd’hui, les outils numériques utilisés par ces associations pour la gestion, comme pour le fonctionnement ou la communication « grand public » sont devenus incontournables. D’autres outils comme la publicité en ligne ou les applications smartphone sont encore peu utilisés mais aiguisent la curiosité de beaucoup de dirigeants et de bénévoles, qui se disent prêts à se lancer.

Le bon usage du numérique renforce l’action des associations sociales et médico-sociales à domicile. Il convient donc de ne pas se tromper… Il existe aujourd’hui un grand nombre de solutions numériques et il n’est pas toujours aisé de se repérer parmi tous les outils pour choisir celui qui convient le mieux à son association.

Aborder la mise en place d’outils numériques étape par étape, c’est ainsi s’assurer que :

chaque bénévole et salarié s’approprie bien les outils numériques ;
la gestion de la structure associative ne se transformera pas en usine à gaz numérique ;
après une première expérience réussie, les bénévoles et salariés resteront ouverts à la proposition de nouveaux outils.

Avoir conscience de ces enjeux, faire connaître les difficultés que peuvent rencontrer les associations, leur éviter certains pièges déjà identifiés, mettre en avant les besoins d’accompagnement et décliner les différentes étapes pour intégrer un outil numérique dans l’association sont autant d’enseignements utiles pour les acteurs et les décideurs du secteur.

Les principes

Le numérique est aujourd’hui de plus en plus exploité par les associations et ce dans les différents aspects du projet associatif. Pourtant, il est parfois difficile de s’y retrouver parmi la myriade d’outils disponibles. Il n’y a cependant pas de solution universelle, chaque association doit expérimenter et trouver des outils qui lui conviennent. L’avantage des outils web, c’est qu’ils ne nécessitent pas d’installation et sont souvent gratuits, il est donc peu risqué d’essayer un logiciel pendant quelques semaines, quitte à le laisser tomber par la suite. À vous donc de tester par vous-même ces différents outils, afin de voir lesquels conviennent le mieux aux besoins de votre organisation.

Pas d’outils sans stratégie

Il peut être tentant de mettre en place de nombreux outils innovants au...

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