Qu’est-ce que la dématérialisation des procédures ?

Par le gain de temps et la simplicité d’usage apportés aux intranautes, la dématérialisation des procédures est un élément qui a beaucoup de succès dans le développement d’un intranet. Cependant, elle se révèle difficile à mettre en œuvre, car elle nécessite une formalisation précise du processus à dématérialiser, théorisation qui n’est pas toujours présente dans les organisations.

Que sont les espaces collaboratifs ?

Les espaces collaboratifs sont souvent plus faciles à mettre en œuvre, il suffit en général d’installer une application web et de donner les droits correspondants aux utilisateurs, mais leur appropriation est plus lente et complexe. Elle nécessite en effet de se réinterroger sur les façons de faire et dans le prolongement un réel changement des méthodes de travail. Si cette étape n’est pas correctement prise en compte, le risque d’aboutir au syndrome « portail vide » est élevé.

Fichepratique

Sommaire

1. Concevoir : remplir la « boîte à questions »
2. Concevoir : connaître les besoins
3. Animer
4. Évaluer

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Optimiser son intranet ou son réseau social interne

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L'essentiel par l'éditeur

Optimiser un intranet nécessite une compréhension approfondie de l'identité de la collectivité et des besoins des intranautes. La création de personae permet de cibler efficacement les utilisateurs. L'intranet doit être responsive pour s'adapter aux différents supports. Un diagnostic précis de l'existant et une stratégie de communication cohérente sont essentiels. La rédaction doit être concise et claire pour faciliter la navigation et l'accès rapide à l'information recherchée.

Comment concevoir un intranet adapté aux besoins des agents ?
Pourquoi est-il important d'avoir un intranet responsive ?
Quelles sont les meilleures pratiques pour rédiger du contenu sur un intranet ?

Depuis le début des années 2000, l’intranet est devenu incontournable pour les collectivités territoriales. Sa création, ou bien sa refonte, devient donc un enjeu majeur pour les organisations publiques qui en font, de manière significative, une de leurs priorités. Si l’informatif reste la tête de gondole au rayon « contenus », un nombre conséquent d’organisations travaillent également à déployer les aspects collaboratifs et la dématérialisation de leurs procédures de travail. Quelle est la clé de la réussite ? Pour que la mise en place d’un intranet soit un réel succès, il faut que ce dernier devienne incontournable mais surtout utile au quotidien pour chacun des agents. Cette fiche recense conseils et préconisations en ce sens.

Concevoir : remplir la « boîte à questions »

Donner le ton

Avant de se lancer dans l’aventure de la création ou de la refonte d’un intranet, le responsable de la communication interne doit cadrer le projet. Pour cela, il doit impérativement connaître parfaitement l’ADN de sa collectivité. L’intranet devra être le miroir de l’identité de l’organisation et de son collectif. Le RCI devra répondre à un certain nombre de questions comme : quelle est l’image que renvoie la collectivité auprès des agents ? Avec quel style la communication formule-t-elle ses messages ? Quels sont les principaux éléments de langage employés dans « la maison » ? Sont-ils informatifs ? Politiques ? Ou plutôt institutionnels ?

Stratégie

Autres prérequis : quel est le projet politique de l’équipe en place ? La collectivité a-t-elle formalisé un plan de co...

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