Quelles sont les formalités pratiques que doit effectuer la collectivité lors de la prise de poste d’un fonctionnaire ?

Il s’agit :de vérifier que la constitution du dossier administratif est complète avec toutes les pièces réglementaires. Pour les collectivités affiliées au centre de gestion, pensez à transmettre son dossier ;d’affilier l’agent à la CNRACL s’il est fonctionnaire stagiaire ou d’effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;de lui proposer d’adhérer à la mutuelle s’il le souhaite ;de lui proposer l’adhésion à la structure d’activités sociales de la collectivité (amicale, CNAS, COS, etc.) ;de transmettre à la collectivité d’origine l’acte de recrutement dans le cas de la mutation, de l’intégration directe ou du détachement ;d’informer les agents publics sur les conditions d’exercice de leurs fonctions : cette nouvelle obligation pour les employeurs territoriaux est entrée en vigueur depuis le 1er septembre 2023, en application de l’article L. 115-7 du Code général de la fonction publique ;de prendre contact avec le CNFPT pour la formation obligatoire d’intégration lorsque le fonctionnaire est en stage.Cf. Connaître les obligations administratives liées à l’embauche.

Dans quels cas la collectivité doit-elle effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE, ex-DUE) ?

Pour les agents contractuels, les agents titulaires à temps non complet employés moins de 28 heures par semaine et les agents de droit privé, il est obligatoire de réaliser la DPAE : elle doit être transmise à l’Urssaf avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.La déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier ; dans ce cas, elle est envoyée par télécopie ou par courrier recommandé avec accusé de réception.Toute embauche d’agents relevant du régime général de la Sécurité sociale, quels que soient la nature de la collectivité ou de l’établissement public, son secteur d’activité, la taille de son effectif, les conditions d’exercice de la profession et la nature du contrat de l’agent, doit mener à la réalisation de cette formalité, y compris pour les contrats d’apprentissage. Les formalités sont à réaliser auprès des Urssaf ou MSA sur Internet (www.net-entreprises.fr).

Quelles informations peut-on communiquer dans le livret d’accueil ?

Le livret d’accueil contient en règle générale les informations essentielles permettant au nouvel embauché de se repérer dans son milieu de travail, à savoir :la présentation de la collectivité ;la présentation de l’organisation : missions, chiffes clés de l’activité, organigramme ;la carrière et la rémunération : mobilité, informations statutaires, bulletin de salaire expliqué, modalités d’avancements ;la politique RH : formation, évaluation professionnelle, accompagnement managérial, etc. ;les instances représentatives du personnel : commission administrative paritaire (CAP), commission consultative paritaire (CCP), comité social territorial ;la vie dans la collectivité : informations pratiques, activités sociales, plus globalement la culture de la structure...

Fichepratique

Sommaire

1. Élaborer un processus d’intégration pour l’agent nouvellement recruté
2. Accueillir un nouvel agent le jour de sa prise de fonctions
3. Organiser une journée d’accueil pour les nouveaux embauchés
4. Prévoir la mise en place de formations d’intégration et de professionnalisation pour le nouvel agent
5. Connaître les étapes clés de l’intégration

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Organiser l’arrivée d’un agent ou le processus d’onboarding

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Mis à jour le 1 oct. 2025 par Céline Dubois | Référence : 2223

L'essentiel par l'éditeur

L'intégration d'un nouvel agent, ou onboarding, est cruciale pour sa fidélisation et son efficacité. Un processus bien structuré commence dès la publication de l'offre d'emploi et inclut le pré-boarding, l'accueil, et des formations d'intégration. Une mauvaise intégration peut entraîner un turnover élevé, comme le montre une étude où 33 % des cadres ont démissionné suite à une mauvaise intégration. Impliquer les différentes directions et prévoir des formations sont essentiels pour une intégration réussie.

Quels sont les avantages d'un bon processus d'onboarding pour les agents publics ?
Comment préparer efficacement l'arrivée d'un nouvel agent dans une collectivité ?
Quelles sont les étapes clés pour réussir l'intégration d'un nouvel embauché ?

Un nouvel agent va intégrer prochainement un poste au sein de votre collectivité. Vous souhaitez qu’il soit accueilli dans les meilleures conditions afin de favoriser son intégration et son efficacité opérationnelle. Vous souhaitez faire de ce moment délicat et parfois stressant dans la vie professionnelle un véritable outil de fidélisation, car la façon d’accueillir révèle également la culture de la structure. Comment procéder ? Quelles informations lui communiquer ? Qui doit être mobilisé pour assurer un accueil de qualité ?

Élaborer un processus d’intégration pour l’agent nouvellement recruté

L’intégration d’un nouvel embauché, qu’il soit jeune salarié ou agent expérimenté, est importante car il s’agit du prolongement du recrutement. Cette phase lui permet de comprendre le fonctionnement de la collectivité et la finalité de son travail, mais aussi de réussir son insertion dans l’équipe pour être opérationnel le plus vite possible.

Cette étape délicate, trop souvent source de doutes générant des craintes, est un processus stratégique que l’on désigne « onboarding RH » : il débute dès les premiers contacts avec le/la future(e) collaborateur(rice). On peut même dire qu’il débute dès la publication de l’offre d’emploi. Bien accueillir un nouvel agent au sein de sa collectivité ou de son établissement public a un fort impact sur sa fidélisation.

Et pour illustrer ce prop...

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