Dans quel format doit-on enregistrer vos documents ?

Il est opportun et recommandé d’enregistrer et de diffuser les documents au format PDF. Ce format est facile à consulter et préserve la mise en page, les images, les schémas… quel que soit le système utilisé pour l’ouvrir.Il est également possible de protéger le document PDF par un mot de passe ou un certificat qui en assure l’intégrité.Cependant, une version du document devra également être conservée sous un format facilement modifiable (Word), lorsque le document est destiné à être régulièrement mis à jour. Les documents comme les feuilles d’émargement, les outils de traçabilité, les rapports d’audit, etc. ne seront enregistrés qu’au format PDF.À l’inverse, certains documents qui ne sont pas diffusés tels quels pourront n’être enregistrés qu’au format type Word.

Fichepratique

Sommaire

1. Déployer une démarche d’amélioration continue de la qualité en Ehpad grâce au système de gestion documentaire
2. Mettre en place son système documentaire en Ehpad

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Organiser la gestion documentaire en Ehpad

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Mis à jour le 13 oct. 2025 par Jérôme Evain | Coordonné par Henri Badell | Référence : 14564

L'essentiel par l'éditeur

La gestion documentaire en Ehpad est essentielle pour améliorer la qualité des services. En intégrant un système documentaire structuré, les établissements peuvent optimiser la gestion des ressources, faciliter l'accès à l'information, et garantir la conformité aux normes. L'utilisation de la gestion électronique des documents (GED) centralise et sécurise les documents, tout en permettant une mise à jour et une diffusion efficaces. Cela renforce la transparence, harmonise les pratiques et assure une amélioration continue.

Comment un système documentaire améliore-t-il la qualité en Ehpad ?
Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents (GED) en Ehpad ?
Comment garantir la conformité aux normes grâce à un système documentaire en Ehpad ?

Dans le secteur social et médico-social, et notamment dans les Ehpad, la démarche d’amélioration continue de la qualité est plus que jamais au cœur des préoccupations des directions d’établissements.

Pour inscrire votre établissement dans ce nouveau dispositif d’évaluation, une des premières étapes pour structurer la démarche qualité est la mise en place d’une gestion électronique des documents (GED).

Si l’exigence de documentations est déjà ancienne, la mise en place de la nouvelle formule de l’évaluation des ESSMS rend incontournable la mise en place d’un système de gestion documentaire parfaitement structuré.

Et au-delà de son caractère obligatoire, un tel système documentaire, bien pensé, bien organisé et ergonomique, présente des avantages incontestables dans la gestion quotidienne d’un ESSMS.

Comprendre le système documentaire pour déployer une démarche d’amélioration continue de la qualité et le mettre en place pour le rendre efficient sont aujourd’hui devenus des éléments indispensables dans le management de la qualité.

Déployer une démarche d’amélioration continue de la qualité en Ehpad grâce au système de gestion documentaire

L’évolution de la notion de système documentaire

Trois moments forts sont à distinguer dans l’évolution de cette notion.

1/ De la norme ISO 9001 à la nouvelle évaluation HAS

La publication de la première norme ISO 9001, en 1987, a marqué un jalon important dans la formalisation de la démarche qualité et a posé les bases des systèmes de gestion de la qualité tels que nous les connaissons aujourd’hui.

Le système documentaire joue un rôle fondamental dans la mise en œuvre de la norme ISO 9001, car elle implique un processus de gestion de la documentation pour assurer la création, la révision, la diffusion et l’archivage des documents liés au système de gestion de la qualité.

Dans le secteur social et médico-social, la loi n° 2002 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-soc...

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