Faut-il prévoir d’apporter une somme d’argent importante en monnaie locale ?

En règle générale, non. Évitez de changer une grosse somme non dépensée, qui vous occasionnera au retour le coût d’une seconde conversion monétaire. Très souvent, vous êtes pris en charge durant tout votre déplacement, votre programme est dense, et vous ne pouvez pas faire du shopping. Renseignez-vous avec précision sur vos moments de liberté et sur la présence de distributeurs de billets acceptant les cartes internationales.

Fichepratique

Sommaire

1. Choisir avec sa collectivité partenaire les grands dossiers qui seront abordés très en amont du déplacement
2. Identifier le programme complet de son déplacement et la liste des interlocuteurs qui seront rencontrés
3. La conduite de la délégation : un moyen d’assurer les relations publiques de sa collectivité
4. Gérer les suites du déplacement

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Organiser sur un plan protocolaire le voyage d’une délégation à l’étranger

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Référence : 1957

L'essentiel par l'éditeur

Organiser un voyage protocolaire à l'étranger nécessite une planification minutieuse pour optimiser les relations publiques de la collectivité. Prévoir les dossiers à aborder, informer l'ambassade de France, et finaliser le programme de rencontres sont essentiels. La gestion logistique, incluant les cadeaux et les cartes de visite bilingues, renforce l'image professionnelle. Après le voyage, envoyer des lettres de remerciement et organiser un debriefing pour consolider les partenariats.

Comment organiser efficacement un voyage protocolaire à l'étranger pour une délégation ?
Quelles sont les étapes clés pour préparer un déplacement officiel à l'international ?
Pourquoi est-il important d'envoyer des lettres de remerciement après un voyage diplomatique ?

Comment réussir sur un plan protocolaire une visite dans sa ville jumelle, un voyage à l’étranger pour nouer des liens économiques ou une visite à une unité militaire basée dans sa commune et intervenant sur un théâtre d’opérations extérieur ?

Il arrive fréquemment que ces déplacements soient abordés avec moins de rigueur que des réceptions chez soi sous prétexte qu’ils sont organisés par d’autres. Il faut cependant avoir conscience qu’ils véhiculent eux aussi l’image de marque de votre collectivité et celle du maire auprès de notre représentation diplomatique. C’est pourquoi vous devez leur accorder la même attention qu’un événement ayant lieu chez vous. Soyez pour cela conscient que l’organisation d’un déplacement à l’étranger commence au moins un mois avant son déroulement et se poursuivra même après votre retour en France.

Choisir avec sa collectivité partenaire les grands dossiers qui seront abordés très en amont du déplacement

Cet échange permet d’arrêter la composition de sa délégation en prévenant à l’avance les membres de la société civile (entreprises, associations et clubs sportifs, représentants du monde éducatif…) susceptibles de participer à ce déplacement. Il importe pour cela que cet avant-projet soit arrêté si possible un mois à l’avance (ce qui peut avoir l’avantage de réduire le coût des transports aériens par rapport à des réservations plus tardives).

Il est par ailleurs recommandé de prévenir à la même date l’ambassade de France des dates de sa venue, en l’informant de l’identité du chef de la délégation.

Les modalités de la conduite de la délégation et la gestion de suite que nous allons vous présenter sont également à prévoir dès avant votre déplacement.

A noter

Les ambassades et consulats...

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