Fichepratique

Organiser un événement public

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Référence : 3311

L'essentiel par l'éditeur

Organiser un événement public nécessite une planification rigoureuse, incluant la définition précise de l'événement, la recherche d'autorisations et de financements, et l'élaboration d'un plan de communication efficace. L'utilisation de la méthode Q.Q.O.Q.C.C.P. aide à structurer le projet. La sécurité et la logistique sont essentielles, tout comme la communication avec les partenaires et le public. Un rétroplanning détaillé assure le bon déroulement de l'événement.

  • Comment planifier efficacement un événement public en France ?
  • Quelles autorisations sont nécessaires pour organiser une manifestation publique ?
  • Comment obtenir des financements pour un événement culturel ou sportif ?

Le directeur de l’ALSH, l’équipe et les élus souhaitent organiser un événement public : kermesse, rencontre intercentres, tournoi sportif, performance, démonstrations… Pour que cette manifestation soit une réussite, le processus doit en être planifié, dans le respect de certains impératifs (sécurité et assurances, communication et adaptation du projet à la structure).

En plus de donner toute sa visibilité à l’ALSH, un événement de ce type valorise le public ainsi que les actions entreprises et insuffle une nouvelle dynamique.

1.

La définition de l’événement en amont

L’événement est précisément défini entre six mois et un an à l’avance, à l’aide de questions visant à déterminer :

  • le but recherché : souhaite-t-on simplement faire en sorte que les enfants se retrouvent entre eux, ou prévoit-on d’y adjoindre les parents, d’autres adultes, des enfants venant d’autres centres de loisirs ?
  • les activités à programmer ;
  • le lieu idéal ;
  • la date.

Une astuce

La méthode « Q.Q.O.Q.C.C.P. » (Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?) permet, en répondant à ces questions, de définir les grandes lignes du projet d’événement, en n’oubliant pas d’ajouter « Combien ? » (la question du coût).

Un groupe de travail est constitué, et un référent désigné. Ce groupe composé de deux ou trois animateurs, d’un ou deux élus de ré...

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