Fichepratique

Savoir cartographier ses achats et identifier son portefeuille achats

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Mise à jour le 15 mai 2023 | Référence : 6985

L'essentiel par l'éditeur

La cartographie des achats est essentielle pour optimiser la gestion des achats publics. Elle commence par la collecte de données fiables, idéalement avec un contrôleur de gestion, et nécessite une segmentation adaptée aux besoins spécifiques de l'établissement. L'utilisation d'outils informatiques spécialisés est recommandée pour automatiser et sécuriser les données. Une cartographie complète permet de mieux connaître le portefeuille d'achats, d'identifier les segments stratégiques et de respecter les obligations de publication des données essentielles.

  • Comment réaliser une cartographie efficace des achats publics ?
  • Pourquoi est-il crucial d'utiliser un outil informatique pour la gestion des achats ?
  • Quels sont les avantages d'une segmentation adaptée des achats ?

Les différentes crises qui se sont succédées depuis 2008 ont fortement impacté l’environnement économique, social et politique. L’achat public par son poids important au niveau européen et national (environ 10 à 15 % du PIB) se retrouve donc de plus en plus en première ligne lorsqu’il s’agit de répondre à ces enjeux. Les évolutions réglementaires récentes mais aussi les pressions politiques mettent les directions achats sous pression et les conduisent désormais à devoir disposer d’une cartographie achat détaillée et actualisée en temps réel.

Cette cartographie visant à répondre aux enjeux réglementaires, économiques et réputationnels, concerne tous les tiers (fournisseurs, co-traitants, sous-traitants, partenaires, prestataires de services) et tous les contrats à partir de 1 € !

En effet, cette cartographie permet ou devra permettre au directeur des achats de disposer d’une photographie des consommations par segments, directions/services, par fournisseurs et catégories de fournisseurs. L’analyse du portefeuille permet l’identification des familles à forts enjeux et de repérer les angles d’amélioration de sa politique d’achats (gains achat, accès des PME à la commande publique, clauses sociales).

La cartographie des achats est destinée, d’une part, aux responsables des achats pour élaborer leurs stratégies d’après les données fournies et, d’autre part, aux acheteurs qui peuvent utiliser les informations pour connaître la ventilation des fournisseurs travaillant sur leurs segments et les volumes d’achats associés afin de mieux appréhender les besoins internes.

À titre illustratif, les principaux segments d’achats d’un établissement public hors segment métier spécifique (ex. : médicaments pour un hôpital) sont les suivants :

  • environnement administratif (fournitures de bureau, mobilier, matériel informatique, impression) ;
  • énergie et carburants ;
  • services aux bâtiments (nettoyage, gardiennage, maintenance) ;
  • équipement général (vêtements de travail, EPI, produits d’hygiène…) ;
  • télécommunications.

La réussite de ce processus repose sur trois étapes clés :

  • la collecte de données fiables ;
  • la segmentation de ses achats ;
  • l’identification des familles importantes et stratégiques.
1.

Collecter les données fiables

Pour réaliser cette cartographie, il faut donc commencer par une collecte des données à analyser. Cette phase délicate requiert idéalement la présence d’un contrôleur de gestion afin de garantir au responsable achat la fiabilité des données.

La meilleure option pour réaliser un plan d’actions des achats (PAA) est de partir sur une base 12 mois, c’est-à-dire extraire l’ensemble des données concernant les achats de l’année N – 1. On prendra en compte l’ensemble des dépenses d’exploitation (comptes de classe 6) et les données d’investissement (comptes de classe 2).

La vision comptable peut paraître un peu réductrice ou décalée mais elle permet de donner une vision des volumes d’achats par segments, directions/services et/ou par fournisseurs.

Notons également que la fiabilité et l’exhausti...

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