Fichepratique

Mettre en place un système d’information achat adapté

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Mise à jour le 25 mai 2023 | Référence : 9627

L'essentiel par l'éditeur

Un système d'information achat optimise la gestion des achats publics en intégrant des données clés pour améliorer la performance, réduire les coûts et faciliter la prise de décision. Il soutient le cycle d'achat, de la programmation au paiement, et nécessite une vision claire des objectifs pour un retour sur investissement rapide. L'adhésion des parties prenantes et une bonne intégration avec d'autres systèmes sont essentielles pour le succès de son implémentation.

  • Quels sont les avantages d'un système d'information achat pour l'administration publique ?
  • Comment optimiser le retour sur investissement d'un système d'information achat ?
  • Quelles sont les étapes clés pour implémenter un système d'information achat ?

L’évolution de la réglementation des marchés publics a rendu obligatoire la dématérialisation des échanges sur une partie du cycle d’achat avec les fournisseurs (procédure de marchés publics, passation des commandes et paiement des factures). Cette dématérialisation passe, entre autres, par la mise en place d’un système d’information achat qui permet, notamment, de récupérer des données compilées et à jour sur différents items. Enfin, la mise en place d’un tel système permet de réaliser des gains de production et d’assurer des contrôles internes.

Dans le cadre de la mise en place d’un tel système d’information, il convient de :

  • prendre en compte le caractère stratégique du système d’information achat ;
  • définir les objectifs qui doivent être atteints à travers l’informatisation ;
  • identifier les facteurs clefs de succès de l’implémentation d’un nouveau système d’information dédié à la fonction achat-approvisionnement ;
  • maîtriser les coûts associés.
1.

Prendre en compte le caractère stratégique du système d’information achat

Que faut-il entendre par système d’information achat ?

Le système d’information achat a principalement pour objet de :

  • faciliter la gestion des différentes étapes du processus d’achat et d’en accroître la performance :
    • sourcing ;
    • programmation des achats ;
    • passation des marchés ;
    • exécution des marchés ;
    • paiement des fournisseurs ;
    • gestion des stocks.
  • intégrer les données en lien direct avec le contrat :
    • données relatives aux marchés ;
    • données relatives aux fournisseurs ;
    • données relatives aux directions ;
    • données relatives aux consommations.
  • permettre l’exploitation de toutes ses données disponibles dans le système d’informations afin d’aider notamment :
    • à la gestion des stocks ;
    • au pilotage des marchés ;
    • à la prise de décision.

Les principaux enjeux liés au système d’information achat

Le...

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