N’est-il pas plus prudent de faire observer les procédures par des cadres ?

Il est en général plus intéressant et plus riche de faire observer l’application d’une procédure par un membre du personnel non cadre sous réserve qu’il soit un peu formé pour cette observation et qu’il ne soit pas en conflit avec les personnes observées. En revanche, faire observer par un cadre donne tout de suite une connotation de contrôle hiérarchique qui peut mettre en danger votre dynamique de management participatif dans l’établissement.

Peut-on tirer au sort les procédures à vérifier ?

C’est une démarche possible, mais qui peut être vécue comme un contrôle aléatoire avec le risque de perdre du temps même si cela peut réserver des surprises. Ce sera plutôt dans le cadre des prérogatives d’un responsable qualité que chaque année, par tirage au sort, il vérifie une ou plusieurs procédures.

Fichepratique

Sommaire

1. Décider des procédures prioritaires à vérifier
2. Appuyez-vous sur un système d’observation et d’alerte
3. Analyser les dysfonctionnements
4. Mettre en place des actions correctives

Notre conseil
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FAQ
Aller plus loin

Outils et modèles (1)

Exemple de grille d’observation d’une procédure (réf : dtou4181)

Fiches associées (2)

Vérifier l’application des procédures qualité

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L'essentiel par l'éditeur

Optimisez la vérification des procédures qualité en classant les procédures selon leur impact et leur ancienneté. Adoptez une stratégie de vérification adaptée, en priorisant les procédures majeures ou expérimentales selon vos objectifs. Utilisez un système d'observation et d'alerte pour identifier les plaintes et dysfonctionnements. Mettez en place des actions correctives basées sur des enquêtes et observations, tout en impliquant vos équipes pour garantir l'adhésion et l'efficacité des procédures.

Comment classer efficacement les procédures qualité pour une vérification optimale ?
Quelle stratégie adopter pour vérifier les procédures majeures ou expérimentales ?
Comment identifier et corriger les dysfonctionnements dans l'application des procédures ?

La démarche qualité nécessite une évaluation permanente des dispositifs mis en œuvre dans un établissement. En particulier toutes les procédures doivent faire l’objet d’une vérification régulière quant à la réalité de leur application pour éviter qu’elles ne deviennent que des outils de contrôle bureaucratique n’apportant aucune valeur ajoutée au fonctionnement de votre structure.

L’enjeu est important, car encore une fois il s’agit d’améliorer la qualité des services rendus aux usagers, mais aussi de sécuriser les interventions des professionnels dans une société où, en cas de difficulté, la responsabilité des services sociaux ou médico-sociaux est toujours mise en avant.

Décider des procédures prioritaires à vérifier

Lister les procédures existantes

Avant de vous lancer dans un travail important de vérification de l’application des procédures, vous devez lister l’ensemble des procédures mises en place dans votre établissement en essayant de les classer selon la typologie suivante :

procédures majeures touchant le plus grand nombre de personnes et mises en place depuis plus de deux ans ;
procédures majeures mises en place depuis moins de deux ans ;
procédures majeures encore en phase expérimentale ;
procédures mineures mises en place depuis plus de deux ans ;
procédures mineures mises en place depuis moins de deux ans ;
procédures mineures encore en phase expérimentale.

Ce classement, qui peut être différent en fonction des spécificités de votre établissement peut vous aider à repérer les priorit...

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