Gérer une structure de services à la personne

Les activités de services à domicile sont très majoritairement fournies et facturées à l’heure de prestation. De ce fait, pour évaluer les besoins en personnel d’intervention, il faut :

• estimer le temps de production, ou temps passé auprès des bénéficiaires (volume de service) ;
• additionner le temps de travail non directement « productif » ou « présentiel » qu’il faudra rémunérer aux intervenants ;
• intégrer les périodes de congés payés des salariés.

Cet ensemble représente le temps de travail effectivement rémunéré aux intervenants.

Le temps de présence assimilé à du temps de travail effectif comprend :

• la surveillance médicale des salariés ;
• les entretiens avec l’employeur dont l’entretien individuel annuel ;
• le droit d’expression des personnels ;
• les réunions de service pour organiser le travail, réaliser des synthèses, la concertation, l’analyse des situations, l’intégration des nouveaux salariés et des stagiaires ;
• les temps de formation ;
• les congés pour ancienneté, événements familiaux, enfants malades, fractionnement ;
• la réduction horaire pour les femmes enceintes et le 1^er jour de survenance d’un accident du travail ;
• les compensations du travail des dimanches, des jours fériés, du travail de nuit… ;
• la représentation du personnel : heures de délégation, réunions et commissions afférentes ;
• les déplacements entre deux séquences consécutives de travail ;
• les heures prévues au contrat de travail pour lequel l’employeur n’a pas pu fournir d’activité à son salarié (heures perdues liées à la mensualisation ou la modulation du temps de travail).

Les temps assimilés à du travail effectif, qui sont dus aux salariés, varient selon les conventions collectives et les accords passés dans les branches professionnelles, mais respectent, a minima, la définition légale du temps de travail effectif.

Pour établir une projection des besoins en effectifs opérationnels, il faut rapporter les temps de congés et les temps assimilés à du travail effectif au volume d’activité projeté :

• le temps de travail rémunéré peut représenter plus de 125 % du temps de production de service, soit plus d’un quart d’heure de temps « non productif » pour une heure de service facturable ;
• les congés payés légaux représentent 11 % des temps de production.

Les temps assimilés à du travail effectif qui pèsent le plus sur la productivité du travail sont :

• les déplacements inter-vacations ;
• les temps « perdus » par l’employeur, qui ne dispose pas d’activité à fournir à son salarié ;
• les temps d’organisation du travail, de suivi des missions et d’encadrement des intervenants, lorsque ceux-ci sont prévus conventionnellement et font partie des exigences de la réglementation de l’activité.

Le calcul doit être réalisé sur la base de l’unité de service facturé (heure de service, forfait, acte) ou de l’unité de financement retenue par le tarificateur (place pour un SSIAD).

Il n’y a pas de taux d’encadrement défini par la réglementation des activités de services à la personne et d’aide à domicile. Cependant, le suivi des missions et des intervenants s’avère une nécessité pour la qualité des prestations proposées : le rôle et la qualification de l’encadrement so...

Une fois la quantification des besoins en personnel établie, il convient de : séparer les effectifs d’intervention par niveaux de qualifications requis pour les différentes activités réalisées par le service (cf. Respecter les qualifications requises pour les effectifs intervenants, l’encadr...