Manager vos projets culturels

Les vocables « mass-mailing » et « outils électroniques de communication » regroupent :

• les flyers électroniques ou e-flyers ;
• les newsletters ;
• les calendriers électroniques.

Ils répondent à des objectifs différents et montrent leur efficacité dans des contextes distincts :

• Le rythme de parution : Les newsletters et les calendriers électroniques répondent à des rythmes d’envoi rigoureux. Il convient de les respecter de manière stricte, car ils fixent un rendez-vous précis au destinataire. En revanche, les e-flyers sont adressés chaque fois que la nécessité y engage.
• La tonalité de rédaction : La tonalité qui prévaut dans une newsletter est informationnelle, voire journalistique. Elle traite notamment les à-côtés de la vie de la structure. À l’inverse, les e-flyers répondent à une logique promotionnelle, voire publicitaire. L'e-calendrier occupe une situation médiane en listant une série de manifestations. Il rythme l’organisation du temps.
• L’objet : L’objet de la newsletter et du calendrier électronique est multiple. Ces outils traitent plusieurs informations selon des genres rédactionnels variés. L’objet d’un e-flyer, quant à lui, est unique. Il met l’accent sur une manifestation en particulier, voire sur l’une de ses caractéristiques. Son message doit être simple et direct.
• Les destinataires : Les destinataires d’une newsletter sont abonnés et engagent de ce fait une démarche volontaire. Par contre, les personnes qui reçoivent un e-flyer ont seulement manifesté un intérêt envers la structure, la manifestation ou le projet en laissant leurs coordonnées ; leur degré d’adhésion à la réception est donc moins marqué. Pourtant, ces dernières peuvent et devraient rejoindre les abonnés de la newsletter.

L’envoi d’un mass-mailing mobilise trois types d’outils : un gestionnaire de base de données pour segmenter les cibles, gérer, actualiser, trier et extraire leurs coordonnées. Différentes solutions existent sur le marché : 4D, FileMakerPro, progiciels intégrés aux systèmes de billetteri...

Pour faciliter la gestion de vos mass-mailing, il convient de prévoir plusieurs adresses, de manière à : faciliter la reconnaissance de l’émetteur du message par son destinataire ; éviter d’être submergé sous le nombre des retours ; simplifier le traitement des demandes en distin...

Il est bien connu que les spams obstruent les boîtes de réception et risquent de contaminer les ordinateurs. Les fournisseurs d’accès leur livrent donc une lutte acharnée. Pour cela, ils se basent sur un certain nombre d’indicateurs ; c’est pourquoi vous devez les connaître, afin d’éviter d’êt...