Achat des fournitures scolaires : élaborer le cahier des charges

L’article L. 212-4 du Code de l’éducation précise les dépenses de fonctionnement des écoles primaires et maternelles qui doivent être prises en charge par la commune, en faisant une distinction entre les fournitures et le matériel pédagogique utilisés collectivement par les élèves et ceux donnant lieu à une appropriation individuelle qui sont laissés à la charge des familles.

En règle générale, les manuels et fournitures scolaires sont très largement pris en charge par les collectivités, même si l’on constate de fortes disparités sur le montant des dotations accordées par les communes en fonction de leur taille et de leurs orientations politiques (cf. Répondre aux obligations du Code de l’éducation en matière de fournitures). De même, si certaines collectivités fixent une dotation pour chaque type de fourniture ou de matériel, d’autres laissent l’enseignant répartir ses dépenses dans le cadre d’une dotation globale.

Les achats de fournitures scolaires doivent également respecter les prescriptions légales concernant les produits susceptibles d’être fabriqués par des enfants. Ainsi, l’article L. 216.10 du Code de l’éducation proscrit l’achat de fournitures scolaires fabriquées par des enfants.

L’article L. 2111-1 du Code de la commande publique   stipule que la nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avant tout appel public à la concurrence ou toute négociation non précédée d’un appel public à la concurrence. Le marché conclu par la personne publique doit avoir pour objet exclusif de répondre à ces besoins, tout en prenant en compte des préoccupations de développement durable.

Ainsi, pour la définition du besoin en fournitures scolaires, il convient d’archiver les dépenses effectuées les années précédentes pour déterminer la nature et le volume de chaque fourniture demandée par les enseignants (cette tâche peut également être exigée du fournisseur, dans ce cas on la fera figurer dans le CCTP).

Ces éléments faciliteront l’établissement du Détail Quantitatif Estimatif (DQE), qui est le document utilisé pour détailler les prix des candidats par article en fonction du volume d’achat estimé, sachant que les quantités figurant dans le DQE sont données à titre indicatif et n’engagent pas la collectivité. En effet, au niveau de l’offre globale, le prix d’un article sera d’autant plus déterminant que le volume potentiel d’achat de celui-ci sera important.

Par ailleurs, sachant que la plupart des collectivités fonctionnent sous la forme d’une dotation de crédits par élève, les prix des fournitures auront une influence sur le volume d’achat offert à l’enseignant, mais celui-ci devra également prendre en compte la qualité du produit dans la définition du besoin. Ainsi, il est préconisé que le service Éducation tienne une main-courante des problèmes signalés par les enseignants sur la qualité des fournitures achetées les années précédentes. L’étude de cette main-courante et le volume prévisionnel d’achat permettront de cibler les produits qui feront l’objet d’une demande d’échantillon afin d’établir un comparatif qualité.

En concertation avec les écoles, le service doit aussi établir une main-courante sur les conditions d’approvisionnement et notamment de livraison des fournitures. Les éléments recueillis permettront de compléter le cahier des charges et de hiérarchiser les critères de choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.

À partir de l’expression des besoins en volume et en qualité, et des modalités d’approvisionnement et de suivi, le CCTP est établi, qui va permettre de déterminer et de hiérarchiser les critères de choix de la collectivité.