Les EPCI sont-ils responsables de leurs archives ?

Oui, mais il leur est également possible d’en confier la gestion, par convention, au service des archives de l’une des communes membres du groupement, ou de les déposer au service départemental d’archives compétent. À l’inverse, le Code du patrimoine prévoit explicitement, depuis la loi n° 2022-217 du 21 février 2022, dite « loi 3DS », la possibilité de mutualiser les services d’archives auprès de l’établissement public de coopération intercommunale de rattachement des collectivités.

Tous les documents d’état civil doivent-ils être conservés 120 ans ?

Non, seuls les registres doivent l’être. En revanche, les documents de « gestion civile » peuvent être éliminés après 10 ans.

Qui a la charge financière de l’archivage ?

La collectivité assure la conservation de ses archives à ses frais : achat de boîtes, restauration et aménagement du local. C’est une dépense obligatoire. Si la collectivité a mutualisé la gestion de ses archives, la convention de mutualisation devra déterminer la répartition des coûts du service.

La collectivité peut-elle numériser ses archives ?

Oui. Un certain nombre de formalités doivent être respectées. Ainsi, lorsque des archives comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, ces données doivent faire l’objet d’une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d’utilité administrative ou d’intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées.Lorsqu’elle procède à une numérisation de ses archives, la commune doit établir un certificat de conformité de la copie. Elle peut se référer à la norme ISO 14641-1 mise à jour en 2018 (anciennement norme Afnor NF Z 42-013) et adopter le modèle d’archivage électronique OAIS (Open Archival Information System). Par ailleurs, à ce jour, cette modalité d’archivage double l’archivage papier : il ne le remplace pas, sauf dans le cas des documents électroniques natifs, qui n’ont jamais été matérialisés.

Y a-t-il des sanctions en cas d’archivage irrégulier ?

Oui, le maire est responsable civilement et pénalement des opérations d’archivage et de la conservation intégrale des documents de la collectivité. Il peut être poursuivi s’il a soustrait les originaux de certaines décisions ou a omis de les faire conserver.

Fichepratique

Sommaire

1. Déterminer quels documents doivent être archivés
2. Connaître la durée d’usage de chaque document administratif
3. Procéder à des tris périodiques avant archivage définitif
4. Procéder au récolement des documents d’archives
5. Archiver
6. Schéma

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Archivage des registres

Comment archiver ses documents administratifs ?

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Mis à jour par Hélène Chalmeton | Référence : 8200

L'essentiel par l'éditeur

L'archivage des documents administratifs est essentiel pour les collectivités, impliquant la conservation de documents selon leur utilité administrative, juridique et historique. Les durées d'archivage varient, avec des obligations légales précises, notamment pour les registres d'état civil (120 ans) et d'autres documents (50 ans). L'archivage numérique est encadré, et le contrôle est assuré par la direction des Archives de France. Les EPCI peuvent mutualiser leurs archives, et des sanctions existent en cas d'archivage irrégulier.

Quels documents administratifs doivent être archivés et pour combien de temps ?
Comment les collectivités peuvent-elles gérer l'archivage numérique de leurs documents ?
Quelles sont les responsabilités des EPCI en matière d'archivage ?

Du fait de son activité d’intérêt public, toute collectivité est amenée à prendre des décisions, générales ou particulières, qui dessinent la vie et l’évolution du territoire et de la population. Ces documents, au fil du temps, perdent de leur intérêt quotidien. Pour autant, ils ne doivent jamais être détruits (pour la plupart), mais archivés, et leur accès au public préservé.

Les règles régissant l’archivage des documents administratifs sont précises, s’agissant aussi bien de la durée au terme de laquelle il est possible d’archiver que de la méthodologie à respecter pour procéder à un archivage régulier. Il convient de bien les connaître, afin de ne pas commettre d’impair.

Déterminer quels documents doivent être archivés

Doivent être archivés l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de son activité. La définition est donc très large.

Elle n’exclut que les documents de travail et documents intermédiaires. Mais cela permet déjà d’alléger les dossiers administratifs.

Dans certains cas, France Archives a publié des notes d’information permettant de connaître plus en détail ce qu’il faut archiver et quand, par catégorie. On peut citer par exemple :

la note d’information du 18 octobre 2011 relative à la reliure des registres de délibérations des communes et de certains de leurs groupements ;
l’instruction n° DGPA/SIAF/2021/001 du 19 janv...

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