Est-il possible de « contrôler » les candidatures et les offres ?

Non, les textes sont très clairs à ce sujet. L’accès aux documents du marché doit être « gratuit, complet, direct et sans restriction » ( A., 22 mars 2019 , fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde, art. 1 er ). Il n’est donc pas possible de refuser le téléchargement à certains candidats, même si leurs prestations n’ont pas été satisfaisantes par le passé ou si leur secteur d’activité est sans rapport avec les prestations recherchées, par exemple. Le seul moyen de moduler le nombre de réponses, en pratique, est de choisir de lancer un appel d’offres restreint, dans lequel vous trierez les candidatures (non filtrées) en ne conservant qu’une liste restreinte de candidats admis à déposer une offre. En matière de concession, la procédure restreinte, avec une sélection des candidatures, puis des offres dans un second temps, est la plus courante.

Est-il obligatoire de passer par son profil d’acheteur pour mettre en concurrence un marché public ?

Oui, la dématérialisation étant obligatoire, vous devez passer par votre profil d’acheteur pour mettre en concurrence un marché public ou une concession. Cela ne dispense bien entendu pas de mettre en œuvre les mesures de publicité légale ( JOUE , BOAMP ). Il n’en va autrement que pour les marchés d’un montant inférieur à 40 000 € HT (ou pour les marchés publics « innovants » d’un montant inférieur à 100 000 € HT, en application du décret n° 2021-1634 du 13 décembre 2021 ), pour lesquels si la dématérialisation est de principe, les modalités de sa mise en œuvre restent libres.

Est-on obligé de passer par un profil d’acheteur pour envoyer les avis de publicité d’un marché atteignant 90 000 € HT au BOAMP ?

Non, vous devez publier l’avis sur votre profil d’acheteur et au BOAMP , mais vous pouvez réaliser les deux formalités indépendamment l’une de l’autre. Les termes de l’annonce de marché doivent néanmoins être les mêmes.

Peut-on publier un avis de publicité uniquement sur son profil d’acheteur ?

Oui, pour des achats d’un montant inférieur à 90 000 € HT. Dans ce cas, la collectivité choisit « librement les modalités de publicité adaptées en fonction des caractéristiques du marché public, notamment le montant et la nature des travaux, des fournitures ou des services en cause » ( CCP, art. R. 2131-12 et R. 2131-13 ). Cela inclut donc le profil d’acheteur.

Est-il possible de recevoir la candidature par voie dématérialisée et l’offre par voie papier ?

Non, vous devez imposer à l’entreprise d’utiliser le même mode de transmission pour adresser la candidature et l’offre, même si ces deux phases ne sont pas simultanées.

Est-il possible d’interdire l’envoi d’une copie de sauvegarde ?

Non, la possibilité de le faire doit toujours être laissée aux candidats.

Est-il possible d’exiger l’envoi d’une copie de sauvegarde ?

Pas davantage. C’est une faculté qui est laissée à l’appréciation de chaque candidat.

Par quel biais la copie de sauvegarde peut-elle être envoyée ?

La copie de sauvegarde doit être transmise au moyen d’outils et de dispositifs conformes aux exigences minimales des moyens de communication électronique prévus par l’ arrêté du 22 mars 2019 . La transmission a donc lieu par le biais d’une plateforme. Un envoi par simple mail n’est pas possible, par exemple.

Puis-je ouvrir une copie de sauvegarde qui m’est parvenue hors délai ?

Non, celle-ci doit toujours vous parvenir dans le délai imparti pour la remise des offres. Le fait que l’offre électronique ait été postée en temps utile sur la plateforme de dématérialisation n’y change rien. À l’inverse, la copie de sauvegarde reçue à temps ne peut être ouverte que si une offre électronique a été postée sur la plateforme. Une seule exception est aménagée par l’ arrêté du 22 mars 2019 : la copie de sauvegarde peut être ouverte « sous réserve que la transmission de la candidature ou de l’offre électronique ait commencé avant la clôture de la remise des candidatures ou des offres ». En pratique cela devrait avoir peu d’impact, car bien souvent, quand une réponse électronique est postée à la dernière minute, il n’est plus temps de préparer et de faire porter une copie de sauvegarde (sauf cas de dysfonctionnement de la plateforme sur un temps assez long avant la date prévue de clôture de la consultation).

Que faire si la copie de sauvegarde reçue est virussée ?

En pratique, cela peut se produire relativement fréquemment, si les documents envoyés par voie dématérialisée étaient eux-mêmes virussés. Dans ce cas, la copie de sauvegarde peut également être écartée et le candidat éliminé.

En pratique, comment traiter en commission d’appel d’offres les offres reçues électroniquement ?

Après la date limite de remise des plis, le « coffre-fort électronique » qui contient les plis est clos automatiquement. La consultation des offres dématérialisées peut s’effectuer sur un ordinateur portable que vous apporterez en séance de commission, ou à partir d’un poste fixe sur le lieu des séances de la commission, et ce afin de respecter le principe d’ouverture exclusive des offres en présence des membres de la commission. Une connexion Internet doit permettre à l’utilisateur de récupérer, au moment de l’ouverture des plis, les clés de déchiffrement du contenu de l’enveloppe électronique. Aucune impression préalable n’est possible.

Pendant combien de temps les documents dématérialisés de la procédure doivent-ils être conservés ?

Pendant cinq ans pour les marchés de fournitures et services, et pendant dix ans pour les marchés de travaux. Ils peuvent être conservés sur support électronique. Les copies de sauvegarde, quant à elles, doivent être détruites. Elles ne peuvent pas vous servir de document d’archive.

Gouvernance locale

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Dématérialiser les achats publics

Mise à jour le 11 juil. 2023

Nos fiches mettent en partage l’expérience terrain et vous indiquent la marche à suivre concrète et schématisée pour une meilleure compréhension, pour vous accompagner dans la mise en œuvre de vos décisions.

3 outils associés

Contexte

De plus en plus, les collectivités doivent dématérialiser leurs achats publics. Ainsi, aujourd’hui, pour toute mise en concurrence d’un marché public, vous ne pouvez plus refuser qu’un candidat vous réponde par voie électronique. En concession, vous devez au moins mettre à disposition les documents de la consultation en ligne. En pratique, cela vous oblige à vous doter d’une solution de dématérialisation, aussi appelée profil d’acheteur.

Une fois la collectivité dotée des outils adéquats, la dématérialisation des procédures d’achat public présente certaines spécificités, qu’il convient de connaître pour que cela se passe bien.

Schéma

Dématérialiser les achats publics

Ce schéma vous présente les principales étapes et les points clés à connaître lorsque vous lancez une procédure dématérialisée, celle-ci présentant certaines spécificités par rapport à la remise de plis par voie papier.

> Voir le schéma

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