Les délais sont-ils différents en cas d’archivage électronique ?

Les données numériques de l’achat public doivent être conservées aussi longtemps que les documents papier. Elles doivent demeurer exploitables et pouvoir faire l’objet d’un traitement informatique, notamment à la demande d’une juridiction financière.Le cas échéant, ces données, une fois les durées d’utilité administrative échues, devront pouvoir être versées sous forme utilisable au service d’archives territorialement compétent, si le sort final prévu est la conservation comme archives définitives.

Peut-on conserver moins longtemps les dossiers des candidats non retenus ?

Ces dossiers constituent des éléments substantiels de la procédure de passation. Dans une réponse à la question écrite n° 2149, le garde des Sceaux, ministre de la Justice, a estimé que la durée de conservation des dossiers de candidature et offres de prix des candidats ne saurait logiquement être inférieure au délai de prescription de l’action publique en matière criminelle, soit dix années (QE n° 2149, JOAN, 9 août 1993, p. 2477).

Fichepratique

Sommaire

1. Maîtriser les règles relatives à l’archivage
2. Distinguer les documents à archiver du maître d’ouvrage et du maître d’œuvre
3. Connaître les règles particulières d’archivage liées aux marchés publics
4. Connaître les modes d’archivage

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Outils et modèles (1)

Plan du tableau de tri pour l’archivage des pièces (extrait instruction DAF/DPACI/RES/2009/018) (réf : dtou2004)

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Archiver les documents

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Mis à jour par Vanessa Pardo | Coordonné par Sophie Valazza | Référence : 3198

L'essentiel par l'éditeur

L'archivage des documents est crucial pour la gestion des droits et obligations dans le secteur de la construction. Les règles varient entre maître d'ouvrage et maître d'œuvre, avec des délais de conservation allant de 1 à 30 ans selon la nature des documents. L'archivage électronique est reconnu juridiquement, mais doit respecter des conditions techniques pour garantir l'authenticité. Les marchés publics nécessitent une attention particulière, avec des délais spécifiques pour chaque phase de la procédure.

Quels sont les délais de conservation des documents pour le maître d'ouvrage et le maître d'œuvre ?
Comment l'archivage électronique est-il reconnu juridiquement en France ?
Quelles sont les règles d'archivage spécifiques aux marchés publics ?

Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics.

La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. Les acteurs des opérations de travaux (maître d’œuvre, coordonnateur…) doivent également archiver certains documents.

Électroniques ou papier, les documents échangés doivent donc être triés et conservés précieusement mais quelles sont les règles d’archivage ?

Maîtriser les règles relatives à l’archivage

Archiver consiste à définir une durée de conservation des documents en vue de toute justification.

Les règles applicables sont différentes selon qu’il s’agisse du maître d’ouvrage ou du maître d’œuvre qui archive les documents. La nature des prescriptions permet ensuite de déterminer les délais d’archivage.

La prescription acquisitive fixe une durée à l’issue de laquelle un droit peut être acquis.

La prescription extinctive est la plus couramment appliquée dans le domaine de la construction. Au bout d’un délai, qui peut varier de 6 mois à 30 ans suivant le cas, un droit acquis disparaît et il n’est plus possible d’entamer une action en justice pour en bénéficier.

Un délai de prescription peut être suspendu ou interrompu. Ces dispositions doivent être prises en compte dans le classement...

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