Qui rencontrer à l’occasion des entretiens en face-à-face ?

Il est important de rencontrer les décideurs de la collectivité en tête-à-tête muni d’un guide d’entretien soigneusement construit. Il est possible de proposer un enregistrement pour pouvoir faire une retranscription exhaustive des propos de l’interviewé. Qui sont ces décideurs ? Le directeur général des services, le directeur de cabinet de l’élu, le directeur de la communication et quelques directeurs et cadres choisis pour leur dynamisme et leur implication (des soutiens naturels), éventuellement et selon le mode de fonctionnement de la collectivité, certains élus et notamment l’élu en charge du personnel.

Comment organiser des focus groups ?

À l’occasion d’un entretien en « one to one » avec un directeur, il est possible de lui proposer un entretien collectif avec l’ensemble de ses collaborateurs volontaires pour échanger sur le sujet de l’intranet. Ces réunions sont également un bon moyen de repérer les collègues motivés qui pourront devenir des contributeurs. Regrouper les collègues par direction permet de creuser les besoins de circulation de l’information liés à leur cœur de métier. Il convient d’organiser ces focus groups en dehors des bureaux de la direction, dans un endroit neutre. Prévoyez le matériel pour pouvoir naviguer « en live » sur le site actuel afin d’obtenir des réactions spontanées (à garder, à jeter). Durée : 1 heure à 1 h 30 maximum.

Quel est le rôle du chef de projet ?

La tête du projet a tout intérêt à être bicéphale : un chef de projet technique, issu de la direction des systèmes d’information qui fait le lien avec les expertises de ses collègues ; et un chef de projet fonctionnel, responsable ou originaire de l’équipe de communication interne. Il assure le recueil des besoins auprès des directions et s’assure que le développement du site correspond bien aux attentes des collègues. Il peut s’adjoindre le soutien technique de ses collègues experts de la communication externe.Le chef de projet doit rassurer le groupe et préciser que les rencontres ne généreront aucun surcroît de travail. Il organise une visite du site intranet existant pour recueillir toutes les remarques et demande ensuite que les participants s’expriment sur leurs attentes futures. La réunion peut se conclure sur l’élaboration collective d’un « site idéal », tout en précisant que ce site martyr doit faire l’objet de validation par la hiérarchie. Le chef de projet peut surfer sur les idées et suggestions des différents groupes pour alimenter le débat, notamment sur les fonctionnalités communes comme l’agenda, les formulaires, les calendriers, l’organigramme dynamique…

Fichepratique

Sommaire

1. Comprendre la notion de stratégie
2. Identifier la cible : tenter une partie de Qui est-ce ?
3. L’intranet au cœur de la stratégie

Notre conseil
Évitez les erreurs
FAQ
Aller plus loin

Fiches associées (3)

Concevoir et piloter un projet intranet

Réservé aux abonnés

Demande de devis Essai gratuit

Coordonné par Bruno Cohen-Bacrie | Référence : 2809

L'essentiel par l'éditeur

La conception et la gestion d'un projet intranet nécessitent une stratégie de communication bien définie, qui coordonne les messages internes et externes. Un plan de communication est essentiel pour aligner les actions et éviter les échecs. L'identification des cibles et la création de personas permettent de concevoir un intranet adapté aux besoins des utilisateurs. L'analyse SWOT de l'existant et l'implication des agents dans le processus garantissent un projet cohérent et efficace.

Comment élaborer une stratégie de communication pour un projet intranet ?
Pourquoi est-il important de créer des personas pour un intranet ?
Quels sont les éléments clés pour réussir la conception d'un intranet ?

Les premiers intranets, des dispositifs d’info-com, datent de 1995. En 2008 sont apparues les versions 2.0, et aujourd’hui arrivent les intranets 3.0 et leur bureau virtuel. Voire, pour les plus innovants, les 4.0 avec leur web TV et leur radio interne.

Le collaboratif offre aujourd’hui des espaces de travail virtuels, dématérialisés, et l’intranet devient une plateforme unique pour gérer l’information chaude et froide, les procédures internes, la communication interne et externe, les espaces collaboratifs de projets, de métiers, de directions.

Concevoir et piloter un projet d’intranet dans sa collectivité ne nécessite aucunement de connaître les langages de programmation web. Néanmoins, se poser les bonnes questions est un préalable pour orienter le projet. Il convient également d’avoir une vision précise de sa cible :

À quel public l’intranet devra-t-il s’adresser ? Quels sont ses attentes, ses questions, ses besoins ?
Quelle est la ligne éditoriale de la collectivité ? Quel est le ton employé dans les supports, et notamment en interne ?
Quels sont les mythes ? les symboles ? les rites ? qui font l’identité du collectif ?

Mais, de manière plus stratégique, il faut aussi se demander :

Quel est le projet politique de l’équipe d’élus en place ?
La collectivité a-t-elle formalisé un plan de communication externe/interne ?
Quelle est l’image véhiculée par la collectivité auprès des agents comme des usagers ?

Autant de questions préalables auxquelles cette fiche répond.

Comprendre la notion de stratégie

Rappel

La stratégie de communication consiste à planifier et à coordonner l’émission et la réception des messages d’une organisation auprès de ses différentes cibles, que ces dernières soient internes ou externes. La stratégie indique le « cap » et donne des clés de compréhension et des indications pour atteindre ce cap.

Dans l’idéal, la stratégie doit être actée dans un document appelé plan de communication. Ce dernier fixe le cadre de référence pour toutes les actions de communication mises en œuvre au sein de l’organisation. Réfléchir à une stratégie permet de mettre en cohérence toutes les actions qui seront déployées par la suite.

La stratégie permet aussi d’éviter les échecs. Pas de recette miracle en tant que telle pour élaborer une stratégie : celle-ci doit refléter l’identi...

Contenu réservé aux abonnés

Si vous êtes abonné, cliquez pour poursuivre la lecture

Il vous reste 80% à découvrir

Poursuivez la lecture
en profitant d'un essai gratuit (offre sans engagement)

Accédez à une base complète de fiches pratiques et d’outils & méthode
Bénéficiez d’un ensemble de solutions méthodologiques opérationnelles et juridiques
Notre IA juridique au service de votre pratique