Comment est transféré le dossier dématérialisé en cas de mobilité ?

En cas de mobilité de l’agent, l’autorité territoriale d’origine continue à gérer le dossier dématérialisé ; l’autorité d’accueil lui transmet sans délai les documents qu’elle établit.Lorsque le lien est rompu avec l’administration d’origine :le dossier est transféré à l’administration d’accueil sous forme dématérialisée ;ou, si celle-ci ne pratique pas la gestion dématérialisée, le dossier fait l’objet d’une copie papier conforme, puis est transmis à l’administration d’accueil.Le dossier électronique est alors détruit, dans le délai prévu par l’arrêté ou la décision qui a fixé les modalités de gestion des dossiers dématérialisés dans la collectivité.

Comment est assurée la communication du dossier à l’agent en cas de dématérialisation ?

L’agent obtient, à sa demande, une copie de tout ou partie des éléments de son dossier géré sur support électronique :par transmission des documents correspondants à son adresse électronique professionnelle nominative, ou par remise d’un support numérique ;ou par remise d’une copie sur support papier conforme à l’original.

Fichepratique

Sommaire

1. La définition du dossier individuel
2. La possibilité de créer un dossier dématérialisé
3. La procédure de dématérialisation
4. Le choix du prestataire de dématérialisation

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Comment dématérialiser le dossier individuel d'un agent public ?

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Mis à jour le 1 oct. 2025 par Céline Dubois | Coordonné par Céline Dubois | Référence : 9673

L'essentiel par l'éditeur

La dématérialisation du dossier individuel des agents publics, permise depuis 2009, modernise la gestion des ressources humaines en France. Elle facilite le stockage, réduit le temps de traitement et optimise l'accès aux documents administratifs. Les dossiers peuvent être créés et gérés électroniquement, avec des règles strictes de sécurité et d'interopérabilité. Les collectivités peuvent choisir des prestataires pour accompagner ce processus, garantissant ainsi une gestion efficace et conforme aux normes légales.

Quels sont les avantages de la dématérialisation du dossier individuel d'un agent public ?
Comment se déroule la procédure de dématérialisation des dossiers administratifs ?
Quelles sont les obligations légales pour la gestion des dossiers dématérialisés dans la fonction publique ?

Le terme d’administration électronique apparaît dans les années 2000. Il s’agit de mettre à profit les avancées technologiques afin d’améliorer le fonctionnement de l’administration.

Il importe en effet aujourd’hui que l’administration publique soit plus efficace et efficiente. L’objectif est de favoriser l’accessibilité et la diffusion des données, d’optimiser le fonctionnement par un gain de productivité.

La dématérialisation est l’une des solutions apportées pour répondre à ces enjeux. Elle recouvre aujourd’hui de nombreux actes des collectivités, et notamment le dossier individuel de chaque agent.

La définition du dossier individuel

L’article L. 137-1 du Code général de la fonction publique (CGFP) dispose que le dossier individuel de l’agent contient « toutes les pièces intéressant la situation administrative » des agents, sans qu’il y soit fait état de leurs opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques.

Il existe un dossier administratif unique pour chaque agent, ouvert dès le recrutement et alimenté tout au long de la carrière. Il doit suivre l’agent dans ses affectations successives. Il est clos et archivé lorsque l’agent est radié des cadres de l’administration.

L’autorité territoriale est tenue de constituer un dossier pour chaque agent : fonctionnaire titulaire et stagiaire de même que contractuel (CGFP, art. L. 137-1).

Le dossier comporte les pièces retraçant la carrière...

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