Un agent du service d’archives peut-il être personnellement responsable de la destruction d’un dossier en dehors des règles édictées ?

Oui, tant sur le plan pénal que civil, la responsabilité peut être engagée personnellement dans le cadre de la responsabilité « classique » des agents publics.Au pénal, le Code du patrimoine dispose que toute destruction d’archives publiques par une personne qui en est détentrice en raison de ses fonctions est passible d’une peine de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende. Cette peine est réduite à un an d’emprisonnement et 15 000 € d’amende s’il s’agit d’une négligence. Il faudra donc démontrer la responsabilité de l’agent pour voir sa responsabilité engagée.Au civil, seule la faute détachable du service pourra engager la responsabilité de l’agent dès lors qu’il sera prouvé qu’il a volontairement détruit les archives en dehors du respect des règles de destruction et des procédures mises en place par l’établissement. Aussi, par exemple, un personnel reclassé aux archives, non formé à cette fonction, ne pourra pas être responsable de la destruction d’archives, à l’inverse d’un personnel averti, formé et compétent dans ce domaine.

Fichepratique

Sommaire

1. Identifier les archives médicales
2. Vérifier le respect des délais de conservation du dossier médical
3. Les obligations du responsable de l’établissement issues du RGPD
4. Mettre en œuvre la procédure de destruction du dossier médical
5. Assumer les responsabilités juridiques liées à l’élimination du dossier médical

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Établissement de santé

La responsabilité des établissements dans la destruction des archives médicales

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Coordonné par Noémie Blanchard | Référence : 8664

L'essentiel par l'éditeur

La gestion des archives médicales dans les établissements de santé est cruciale pour respecter les obligations légales et éviter des sanctions. Les archives doivent être conservées selon des délais précis, variant selon le type de document et la situation du patient. La destruction des archives doit suivre une procédure rigoureuse, incluant l'accord des archives départementales. Toute destruction non conforme peut engager la responsabilité civile et pénale de l'établissement et de ses agents.

Quels sont les délais de conservation des archives médicales en France ?
Quelles sont les étapes à suivre pour la destruction des archives médicales ?
Quelles sont les conséquences juridiques d'une destruction non conforme des archives médicales ?

La destruction des archives médicales, en particulier le dossier médical, est largement réglementée et relève de différentes responsabilités, notamment celle du directeur de la structure sanitaire ou médico-sociale. Il lui revient d’organiser cette destruction dès lors que les délais de conservation obligatoires sont atteints. Dans ce cadre, le RGPD est venu rappeler la nécessité de détruire les archives qui ne peuvent être conservées de manière indéfinie par les structures.

Alors, la procédure d’élimination doit être mise en place sous le contrôle de la direction des archives départementales (AD). Les rôles et responsabilités des acteurs dans ce domaine spécifique sont multiples et précis.

Identifier les archives médicales

Les archives (documents ou données), quelles qu’elles soient, sont conservées sous la responsabilité du directeur au sein des établissements, dans des conditionnements et des locaux adaptés répondant aux normes techniques et de sécurité préconisées par la direction des archives de France.

Elles sont gérées par des personnels habilités et formés dans le respect de la confidentialité des informations contenues dans les dossiers.

Cependant, il existe de multiples documents d’archives dans les structures sanitaires et médico-sociales relevant de la réglementation publique, chacun ayant sa propre réglementation :

Les archives administratives de manière générale concernent le fonctionnement, l’organisation et la gestion de l’établissement (notamment la prise en charge administrative des...

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