Mener des réunions structurées et efficaces pour piloter le projet social de territoire

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Mis à jour par Catherine Girard | Coordonné par Émilie Pelzak | Référence : 7712

L'essentiel par l'éditeur

Optimisez vos réunions pour piloter efficacement le projet social de territoire. Préparez-les minutieusement, en choisissant judicieusement la date, le lieu et les participants. Envoyez des convocations trois semaines à l'avance et préparez le contenu en amont. Animez la réunion en suivant un ordre du jour précis et concluez avec un relevé de décision. Envoyez un compte rendu standardisé sous deux jours pour assurer le suivi. Limitez la durée à 1h30 pour maintenir l'attention des participants.

Comment préparer efficacement une réunion pour un projet social de territoire ?
Quels sont les éléments clés pour animer une réunion productive ?
Pourquoi est-il important d'envoyer un compte rendu de réunion rapidement ?

L’équipe projet organise de nombreuses réunions pour préparer, mettre en œuvre et évaluer le projet social de territoire, mobilisant ainsi de multiples acteurs tout en veillant à un reporting régulier de l’ensemble du travail. Organiser une réunion dans un tel contexte ne s’improvise pas : le chef de projet doit formaliser les outils de réunion et de reporting.

Avant même le lancement du projet, le chef de projet :

définit avec les responsables d’actions les parties prenantes à chaque réunion ;
précise les modalités d’animation ;
présente le support de compte rendu type qui sera à utiliser.

La présente fiche explique comment mener des réunions structurées et efficaces pour piloter le projet social de territoire.

Préparer les réunions

Organiser une réunion ne s’improvise pas : cela demande un temps de préparation conséquent à ne pas négliger (comptez près de quatre heures de préparation pour une heure de réunion).

Commentaire

Il faut dès lors toujours se demander si cette réunion est indispensable : n’y a-t-il pas des moyens plus opportuns de faire avancer l’action ? De même, ne prévoyez pas de lancer une réunion si votre dossier n’est pas prêt.

Chaque réunion a d’autre part un coût élevé. Pour vous en convaincre, additionnez le salaire horaire de chaque participant, le vôtre et celui de votre assistante pour l’ensemble des phases de la réunion !

À partir du moment où vous avez décidé d’organiser une réunion, vous devez la préparer longtemps à l’avance. Organisez-vous sous forme de rétroplanning pour décompter...

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