Comment puis-je savoir si mon CCAS/CIAS est en règle ?

Contactez la Cnil. Cette dernière a tout d’abord un rôle d’information et de conseil, avant d’être un organisme de contrôle.

Fichepratique

Sommaire

1. Désigner un correspondant Informatique et libertés dynamique
2. Formaliser les procédures d’archivage
3. Améliorer la rédaction des écrits professionnels des agents
4. Veiller à l’information du public sur l’accès à ses informations personnelles

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Se mettre en conformité avec la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil)

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Mis à jour par Catherine Girard | Coordonné par Émilie Pelzak | Référence : 7341

L'essentiel par l'éditeur

La conformité avec la Cnil est cruciale pour les CCAS/CIAS, impliquant la désignation d'un correspondant Informatique et libertés. Ce rôle, bien que facultatif, offre des avantages comme l'exonération de déclaration pour la plupart des fichiers. La loi n° 78-17 renforce les droits des personnes sur leurs données et simplifie les formalités administratives. Le correspondant doit être dynamique, conseiller, former les agents et veiller à la sécurité des données, tout en modernisant les procédures.

Quels sont les avantages de désigner un correspondant Informatique et libertés pour un CCAS/CIAS ?
Comment la loi n° 78-17 impacte-t-elle la gestion des données personnelles dans les CCAS/CIAS ?
Quelles sont les responsabilités du correspondant Informatique et libertés au sein d'un CCAS/CIAS ?

Le directeur du centre communal/intercommunal d’action sociale (CCAS/CIAS) doit veiller au respect de la législation en matière de collecte et de traitement d’informations à caractère personnel. Il est responsable pénalement des manquements aux obligations de la loi Informatique et libertés.

Mais au-delà de l’aspect contraignant des textes, il peut mettre à profit ces obligations pour moderniser les pratiques professionnelles des agents dans de nombreux domaines :

rédaction des écrits professionnels ;
archivage des données ;
circuits de transmission des informations ;
automatisation des tâches ;
etc.

La présente fiche explique les démarches à entreprendre pour optimiser la gestion des services dans le respect de la réglementation Cnil.

Désigner un correspondant Informatique et libertés dynamique

Le directeur et le président sont responsables juridiquement des fichiers utilisés par le CCAS/CIAS. Ils doivent veiller à ce que les procédures de traitement de fichiers (collecte, sécurisation, transmission, information…) soient très rigoureusement formalisées et mises en œuvre. Cela impose de désigner une personne garante du respect de la loi au sein du CCAS/CIAS.

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978

La loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, réglemente la pratique du fichage manuel ou informatique. Elle définit les principes à respecter lors de la collecte, du traitement et de la conse...

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