Qu’est-ce qu’un document administratif ?

Un document administratif est un document détenu par une personne publique ou une personne privée chargée d’une mission de service public. Au sens de l’article L. 300-2 du CRPA, il s’agit d’un document matérialisé sous forme d’écrit.

Quels sont les documents non communicables par nature ?

Ce sont les documents des assemblées, les avis du Conseil d’État et des juridictions, les rapports de police judiciaire, les courriers des chambres régionales des comptes aux collectivités. Les documents de nature privée ne sont pas davantage communicables sauf à leurs titulaires (par exemple, les actes d’état civil ou les actes de gestion du domaine privé), pas plus que ceux dont la communication porterait atteinte au secret médical ou au secret des affaires, à l’ordre public, ou encore aux intérêts économiques essentiels de la France.

La collectivité doit-elle communiquer les documents préparatoires d’une décision administrative ?

Traditionnellement, non. Seule la décision prise est définitive. Toutefois, dans certains cas, les avis rendus dans le cadre de l’instruction d’une décision peuvent être communicables, soit après que la décision a été rendue, soit même avant. L’article L. 114-1 du CRPA prévoit ainsi qu’un avis préalable sur une demande d’acte créateur de droit (par exemple, un permis de construire) est communicable à l’auteur de la demande dès qu’il est communiqué à l’administration qui instruit ladite demande.

La communication est-elle gratuite ?

Non, il est possible de demander des frais de communication dans la mesure où la communication d’un document génère des frais réels quantifiables. L’article R. 311-11 du CRPA définit les principes en la matière et l’arrêté du 1er octobre 2001 fixe des montants maximums exigibles : 0,18 € par feuille A4 photocopiée ; 2,75 € pour un CD-Rom. Les autres supports sont facturés en fonction de leur coût réel (coût d’affranchissement, copie couleur, autre coût de reproduction). Le coût humain mobilisé ne saurait en revanche être facturé.

La collectivité peut-elle recourir à un prestataire extérieur pour faire reprographier des documents ?

Oui, lorsque ses moyens techniques sont trop faibles pour assurer en interne cette reprographie. Dans ce cas, le montant demandé au bénéficiaire de la communication sera celui de la facture établie par le prestataire.

Comment facturer les frais ?

La collectivité n’a pas à adopter préalablement une délibération fixant ce montant. L’arrêté du 1er octobre 2001 est directement applicable. Si la collectivité ne dispose pas d’une régie de recettes, elle peut émettre un titre exécutoire.

Que faire lorsqu’un document est très volumineux ?

Si un document est trop volumineux, la collectivité peut refuser d’en assurer la copie. Mais elle doit alors y donner un accès physique. Il est ainsi possible, pour les plans locaux d’urbanisme, de fournir au demandeur une copie sur CD-Rom, ou de renvoyer au site Internet de la collectivité ou au portail de l’urbanisme, si le document y est intégralement disponible.

Les listes électorales sont-elles communicables ?

Oui, elles le sont de plein droit et dans leur intégralité aux électeurs et ce quel que soit l’endroit où ils sont inscrits, ainsi qu’aux candidats et aux partis ou groupements politiques, à condition que le demandeur n’en fasse pas un usage commercial.

Les listes d’émargement électoral sont-elles communicables ?

Ces documents sont versés aux archives départementales passé un délai de dix jours après la proclamation des résultats du scrutin. Ils ne sont alors plus communicables.

Les documents cadastraux sont-ils communicables ?

Oui, mais par extraits uniquement. Peuvent ainsi être communiqués à des tiers des relevés ponctuels de propriété, comportant l’adresse de la parcelle, les nom et prénoms de son propriétaire, le cas échéant son adresse et l’évaluation du bien. L’article R*. 107 A-2 du Livre des procédures fiscales précise que cette communication est effectuée par le service de la publicité foncière et par la commune.

Dois-je communiquer individuellement un document qui est déjà public (par exemple, mis en ligne sur le site de la collectivité) ?

Non, l’article L. 311-2 du CRPA est très clair sur ce point : « Le droit à communication ne s’exerce plus lorsque les documents font l’objet d'une diffusion publique. » Il n’en va autrement que dans le cas où une personne non équipée d’Internet demanderait une copie papier (Ord. n° 2021-1310, 7 oct. 2021).

Quels sont les documents que les collectivités de plus de 3 500 habitants ont l’obligation de publier en ligne ?

Actuellement, il s’agit de documents qui sont communiqués en réponse à une demande individuelle, ceux qui figurent dans les répertoires d’informations publiques, les bases de données, et certaines données dont la publication présente un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental. Ne sont pas publiables les documents administratifs dont la publication causerait un dommage aux tiers ou qui contiennent des données personnelles (dans certains cas, ils peuvent être publiés à condition que les mentions sensibles aient été préalablement occultées). Au 1er juillet 2022, il s’agira de tous les documents qui devaient antérieurement être affichés.

Quand une demande peut-elle être considérée comme abusive ?

C’est à apprécier au cas par cas. La Cada a déjà considéré comme abusives :des demandes répétitives et systématiques d’une même personne sur un même sujet ;des demandes effectuées en nombre et/ou en volume ;la volonté de nuire à l’administration ou de la mettre, eu égard à son importance, dans l’impossibilité matérielle de traiter les demandes ;des demandes formulées par des personnes qui ont déjà lesdits documents en leur possession ;des demandes formulées par des élus locaux, qui disposent d’un droit d’accès privilégié sur le fondement du Code général des collectivités territoriales ;la demande faite par l’intéressé après un refus de régler les frais afférents à une ou plusieurs des communications antérieures.L’existence de contentieux antérieurs entre l’administration saisie et le demandeur peut également être un indice.

Fichepratique

Sommaire

1. Recevoir la demande de communication et examiner le caractère communicable ou non du document
2. Répondre à la demande de communication
3. Déterminer les modalités de la communication
4. Schéma

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Communication de document administratif

Traiter les demandes de communication des documents administratifs

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La communication des documents administratifs en France est régie par le Code des relations entre le public et l’administration (CRPA). Les demandes peuvent être formulées par divers moyens, y compris les réseaux sociaux, et doivent être traitées dans un délai d’un mois. La plupart des documents sont communicables, sauf exceptions légales. Les collectivités doivent publier en ligne certains documents, mais doivent aussi répondre aux demandes de copies papier. Les frais de communication peuvent être facturés selon des barèmes précis.

Quels sont les délais pour répondre à une demande de communication de documents administratifs ?
Quels documents administratifs ne sont pas communicables par nature ?
Comment les collectivités doivent-elles gérer les demandes de communication de documents ?

Depuis la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, désormais codifiée, chaque administré bénéficie d’un droit à se faire communiquer, à sa demande, tout document à caractère administratif, sous réserve des règles spécifiques applicables à certaines catégories d’informations. En cas de refus de communication, il peut saisir une autorité administrative indépendante, la Commission d’accès aux documents administratifs (Cada), pour obtenir cette communication.

Pour éviter les recours et répondre dans les délais aux demandes reçues, il convient de bien connaître les règles en la matière.

Recevoir la demande de communication et examiner le caractère communicable ou non du document

Réception de la demande

La demande de communication qui vous est faite peut être formulée par tout moyen. Cette demande peut être adressée par courrier, déposée dans les locaux de la collectivité, ou adressée par messagerie ou via un formulaire de contact ou de demande mis à disposition par la collectivité. Le formalisme est finalement assez libre, les seules contraintes étant que le demandeur soit bien identifié et que sa demande soit claire.

La Cada a même indiqué dans des avis récents que la demande pouvait être formulée via un réseau social ou par voie orale (Cada, conseil n° 20192236, 18 juill. 2019).

À partir du moment où la demande a été reçue, vous disposez d’un délai d’un mois pour répondre.

Examen du caractère communicable ou non du document

Par principe, l’article L. 300-...

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