Partie 3 - Le document numérique et sa gestion
Chapitre 1 - Connaissances de base sur la gestion du document numérique
3.1/4 - Conception et conduite d'un projet GED
I - Spécificités du projet GED
Il a pour objectifs de détecter et quantifier les facteurs déterminants tels que :
flux et volumes ;
taux de consultation ;
durée de rétention ;
fréquence de mise à jour ;
nombre et répartition géographique des utilisateurs. Interface avec le système d'information de la bibliothèque.
Cette opération consiste à analyser et lister les fonctions et les tâches de l'organisme. Ces informations seront ensuite organisées sous forme de schémas qui décriront les liens entre les activités et les documents.
Les principaux sont les suivants :
les investissements à prévoir dans quelques cas types ;
les charges de fonctionnement ;
les gains possibles : gains quantitatifs et gains qualitatifs, comment évaluer le ROI dans les principaux cas de figure.
II - Étapes préliminaires
Pour chaque fonction/tâche identifiée, décrire la production documentaire conforme aux besoins recensés. À chaque type de document sont associés une durée de conservation dans le système et un sort final à l'issue de ce délai. On doit aussi indiquer, pour certains types de documents, les règles d'accès et de sécurité, d'enregistrement, de classement et d'indexations spécifiques.
Pour chaque fonction/tâche identifiée :
analyser la production documentaire et évaluer sa conformité aux besoins recensés ;
identifier les durées de conservation et sort final (destruction ou conservation historique) ;
identifier éventuellement les règles d'accès et de sécurité, d'enregistrement et de classement, d'indexation appliquées à chaque type de document.
Pour chaque fonction/tâche identifiée : analyser les besoins d'informations et de preuves associées (obligation légale, réglementaire, contractuelle ; obligations à l'égard des employés, des citoyens, des ayant droit, des tiers ; besoins opérationnels ; besoins de mémoire de l'activité).