Management stratégique de l'information

I - Spécificités du projet GED

Objectifs du projet GED

Il a pour objectifs de détecter et quantifier les facteurs déterminants tels que :

• flux et volumes ;

• taux de consultation ;

• durée de rétention ;

• fréquence de mise à jour ;

• nombre et répartition géographique des utilisateurs. Interface avec le système d'information de la bibliothèque.

Analyser le contexte

Cette opération consiste à analyser et lister les fonctions et les tâches de l'organisme. Ces informations seront ensuite organisées sous forme de schémas qui décriront les liens entre les activités et les documents.

Repères économiques

Les principaux sont les suivants :

• les investissements à prévoir dans quelques cas types ;

• les charges de fonctionnement ;

• les gains possibles : gains quantitatifs et gains qualitatifs, comment évaluer le ROI dans les principaux cas de figure.

II - Étapes préliminaires

Élaboration du référentiel

Pour chaque fonction/tâche identifiée, décrire la production documentaire conforme aux besoins recensés. À chaque type de document sont associés une durée de conservation dans le système et un sort final à l'issue de ce délai. On doit aussi indiquer, pour certains types de documents, les règles d'accès et de sécurité, d'enregistrement, de classement et d'indexations spécifiques.

Analyse et évaluation de l'existant

Pour chaque fonction/tâche identifiée :

• analyser la production documentaire et évaluer sa conformité aux besoins recensés ;

• identifier les durées de conservation et sort final (destruction ou conservation historique) ;

• identifier éventuellement les règles d'accès et de sécurité, d'enregistrement et de classement, d'indexation appliquées à chaque type de document.

Identification des exigences

Pour chaque fonction/tâche identifiée : analyser les besoins d'informations et de preuves associées (obligation légale, réglementaire, contractuelle ; obligations à l'égard des employés, des citoyens, des ayant droit, des tiers ; besoins opérationnels ; besoins de mémoire de l'activité).