En cas de déclenchement de PPMS, le directeur ou une personne qu’il aura nommée établit une liaison téléphonique avec les autorités, les secours, les parents d’élèves et les médias. Tous les appels entrants et sortants doivent être répertoriés dans la main courante. Il est important d’y noter le jour et l’heure de l’appel, l’identité de l’appelant ainsi que celui du destinataire, le contenu synthétique du message et la décision prise ou l’action réalisée suite à cet appel.