Dois-je me charger de l’ensemble de l’analyse des candidatures intéressées par le poste ou puis-je déléguer une partie de la sélection à un prestataire pour que ne me soit présentée qu’une liste de finalistes ?

Si vous avez confié votre procédure de recrutement à un cabinet extérieur, c’est ce dernier qui se chargera vraisemblablement de cette phase de présélection afin de pouvoir vous présenter, par la suite, une liste de finalistes. Il est donc essentiel d’avoir bien travaillé en amont vos critères de recrutement pour que la recherche de candidats et le choix effectué entre eux correspondent le mieux possible à vos attentes.

À quel moment dois-je assurer une réponse aux candidats non sélectionnés ?

Pour les candidats ne correspondant absolument pas à vos critères de sélection, c’est-à-dire dont les dossiers ont été évacués au stade du pré-tri ou ayant obtenu un classement extrêmement faible au moment de l’analyse complémentaire, n’attendez pas la fin de la procédure pour leur répondre : même si la première série d’entretiens s’avérait infructueuse, il serait totalement improbable que vous repêchiez des candidatures dans ce lot. Par contre, pour les candidatures sur lesquelles vous avez hésité, attendez que le candidat soit sélectionné et qu’il vous ait confirmé sa prise de poste.

Quelle procédure respecter pour le recrutement d’un fonctionnaire ?

Juridiquement, seules les formalités de création et de publicité de poste suffisent au recrutement d’un agent fonctionnaire.L’article R. 332-8 du Code général de la fonction publique impose toutefois, afin de garantir le principe de l’égal accès de tous aux emplois publics, un délai minimum d’un mois, sauf urgence, entre la publicité effective d’une vacance d’emploi sur le site de la « place de l’emploi public » et le recrutement.La sélection des candidatures, la tenue d’un entretien... ne sont réglementées par aucun texte. Il en va tout autrement pour un agent contractuel...

Quelle procédure respecter pour le recrutement d’un agent contractuel sur un poste permanent ?

Juridiquement, un agent contractuel peut être recruté pour occuper un poste permanent, mais à la condition que la collectivité ait démontré au préalable et de bonne foi, sa volonté de rechercher un candidat fonctionnaire et l’infructuosité de cette recherche.Le principe demeure en effet qu’un poste permanent doit être pourvu par un fonctionnaire (CGFP, art. L. 311-1).Pour garantir ce principe, les articles R. 332-1 à R. 332-19, R. 343-2 et R. 343-6 du Code général de la fonction publique, détaillent la procédure de recrutement à respecter, de la réception des candidatures au choix du candidat.Cette procédure doit être respectée sous peine de nullité du recrutement de l’agent.Cas de recrutement soumis à la procédure détaillée infra : - remplacements d’agents (CGFP, art. L. 332-13) ;- vacance de poste (CGFP, art. L. 332-14) ;- besoins permanents de l’article L. 332-8 du même code : absence de cadres d’emplois, nature des fonctions ou besoins de services, emplois dans les collectivités de petite taille, emplois dont la quotité est inférieure à 50 %, création forcée de service public.Les autres recrutements d’agents contractuels n’y sont pas soumis : contrats de projet, accroissement, temporaire ou saisonnier, d’activité, emplois de direction de l’article L. 343-1 du Code général de la fonction publique...La date limite de dépôt des candidaturesUn délai minimum d’un mois, sauf urgence, doit s’écouler entre la date de la déclaration de vacance de poste et la date limite de dépôt des candidatures (CGFP, art. 332-8).La sélection des candidatures (CGFP; art. R. 332-10 à R. 332-12)Un accusé réception est délivré à chaque candidature.L’appréciation des candidatures se base sur les compétences, les aptitudes, les qualifications et l'expérience professionnelles, le potentiel du candidat et sa capacité à exercer les missions du poste à pourvoir (CGFP, art. R. 332-18).Sont écartées les candidatures qui, de manière manifeste, ne correspondent pas au profil recherché pour l'emploi permanent à pourvoir, au regard notamment de la formation suivie et de l'expérience professionnelle acquise.Le principe étant qu’un emploi permanent doit être, en principe, pourvu par un fonctionnaire et qu’il ne peut être pourvu par un agent contractuelqu’à condition que la collectivité démontre sa bonne foi dans la recherche d’un candidatfonctionnaire ; il faudra, en cas de recrutement d’un agent contractuel, préciser en quoi les candidatures émanant de fonctionnaires ne correspondent pas au profil, et en quoi celle de l’agent contractuel retenue apporte un avantage déterminant par rapport aux candidatures de fonctionnaires.Il est conseillé d’établir un document d’analyse des candidatures précisant, pour chacune d’entre elles, en quoi elles correspondent ou ne correspondent pas aux différents critères de sélection.Si les candidatures émanant de fonctionnaires, de manière manifeste, ne correspondent pas au profil recherché pour l'emploi permanent à pourvoir, l’autorité territoriale devra établir le caractère infructueux du recrutement d’un fonctionnaire sur cet emploi et pourra retenir la candidature d’un agent contractuel.Il est conseillé d’établir une attestation d’infructuosité, signée de l’autorité territoriale ou de son représentant.Recrutements effectués en vue du remplacementd’un agent (CGFP, art. L. 332-13), pour pourvoir un poste vacant (CGFP, art. L. 332-14), pour absence de cadre d’emplois (CGFP, art. L. 332-8, 1°), dans les collectivités de petites tailles (CGFP, art. L. 332-8, 3°), pour des emplois dans la quotité estinférieure à 50 % (CGFP, art. L. 332-8, 5°), en cas de création forcée de service public (CGFP, art. L. 332-8, 6°) pour les emplois de secrétaire général de mairie des communes de moins de 2 000 habitants (CGFP, art. L. 332-8, 7°)Les candidatures de fonctionnaires et d’agents contractuels peuvent être examinées de façon simultanée.L’analyse des candidatures, émanant tant des fonctionnaires que des agents contractuels, pourra être présentée dans le même document.Recrutements effectués selon la nature des fonctions ou les besoins de services (CGFP, art. L. 332-8, 2°)L’article R. 332-9 du Code général de la fonction publique dispose que « lorsque le recrutement sur un emploi permanent est ouvert aux agents contractuels sur le fondement du 2° de l’article L. 332-2, du 2° de l’article L. 332-8 ou de l’article L. 332-15, l’examen des candidatures des personnes n’ayant pas la qualité de fonctionnaire n’est possible que lorsque l’autorité de recrutement a établi le constat du caractère infructueux du recrutement d’un fonctionnaire sur cet emploi ».Ainsi, pour ce recrutement spécifique, les candidatures de fonctionnaires doivent être examinées en premier lieu.Ce n’est que lorsque le caractère infructueux du recrutement d’un fonctionnaire sur cet emploi aura été établi (sur la base d’une attestation, voir supra) que les candidatures émanant d’agents contractuels pourront être examinées.Il est conseillé de faire 2 documents d’analyse des candidatures :- un premier reprenant les candidatures des fonctionnaires ;- le second, d’une date postérieure au premier, examinant les candidatures émanant d’agents contractuels.L’entretien de recrutement (cf.CGFP, art. R. 332-15 à R. 332-18)Les candidats présélectionnés qui ne sont pas fonctionnaires reçoivent une « ...information relative aux obligations déontologiques [...] et aux manquements sanctionnés par les articles 432-12 et 432-13 du Code pénal... » (CGFP, art. R. 332-17) :- article L. 121-1 du Code général de la fonction publique : obligation de neutralité, exercice des fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité ;- articles L. 121-3 et L. 124-10 et suivants du même code : cumul d’activité et cas de saisine de la Haute autorité pour la Transparence de la vie publique ;- articles 432-12 et -13 du Code pénal : prise illégale d’intérêts.Il est ainsi conseillé d’établir un document reprenant l'essentiel de ces obligations déontologiqueset de le transmettre avec la convocation à l’entretien.Même si la loi ne le prévoit pas, il peut être utile de le joindre également à la convocation à un entretien d’un fonctionnaire.Les candidats présélectionnés sont reçus en entretien de recrutement, organisé dans des conditions adaptées à la nature de l’emploi et aux responsabilités qu’il implique.Ils sont reçus par une ou plusieurs personnes relevant de l’autorité territoriale.L’entretien de recrutement n’est pas obligatoire lorsqu’il s’agit de remplacer un agent pour une durée inférieure ou égale à 6 mois.Dans les collectivités de plus de 40 000 habitants, lorsque le recrutement est organisé pour l'accès à un emploi permanent dont la nature des compétences, le niveau d'expertise ou l'importance des responsabilités le justifie, le ou les candidats présélectionnés sont convoqués à un ou plusieurs entretiens de recrutement conduits par au moins 2 personnes représentant l'autorité territoriale, ensemble ou séparément.L'autorité territoriale définit les emplois permanents soumis à cette procédure.À l’issue de l’entretien, un document précisant les appréciations portées sur chaque candidat présélectionné au regard de ses compétences, aptitudes, qualifications et expérience professionnelles, potentiel et capacité à exercer les missions dévolues à l'emploi permanent à pourvoir est établi par la ou les personnes ayant conduit le ou les entretiens. Ce document est transmis à l'autorité territoriale.Le choix du candidat« L’autorité territoriale décide de la suite donnée à la procédure de recrutement. Elle informe, par tout moyen approprié, les candidats non retenus de la décision de rejet de leur candidature ». (cf. CGFP, art. R. 332-19).Le texte précise clairement que le choix du candidat incombe à l’autorité territoriale.Il s’agit d’une précision heureuse, car certaines collectivités ont vu leur procédure de recrutement annulée, la décision ayant été prise par une commission de recrutement.Si une décision de rejet d’une candidature est prise par une commission du personnel et non par l’exécutif, la décision prise « présente le caractère d’une décision inexistante » que le requérant est recevable à contester, ainsi que celles prises pour son exécution, sans condition de délai (CAA Nantes, 12 mars 2004, n° 03NT01466).Un récapitulatif de cette procédure est présentée ci-après à travers un exemple de recrutement d’un rédacteur chargé de la gestion de la dette dans une commune de plus de 40 000 habitants.Recrutement d’un rédacteur chargé de la gestion de la dette dans une commune de plus de 40 000 habitantsEmploi dont la nature des compétences, le niveau d'expertise ou l'importance des responsabilités justifie la présence d’au moins 2 personnes dans le jury de recrutementÉchéancierProcédureRéférencesJanvierCréation d’un poste de rédacteur, précisant que le poste peut être pourvu par un agent contractuel et en ce cas, déterminant le motif invoqué, la nature des fonctions, les niveaux de recrutement et de rémunérationCGFP, art. L. 313-11er févrierDéclaration de vacance de poste sur le site de la « place de l’emploi public » et autres supports de communication choisis par la collectivitéCGFP, art. R. 332-7Du 1er février au 1er marsAccusé réception des candidaturesCGFP, art. R. 332-101er marsDate limite de dépôt des candidatures (1 mois)CGFP, art. R. 332-8Du 1er au 15 marsExamen en 1er lieu de candidatures émanant de fonctionnaires et élaboration du document d’analyse des candidatures au regard de chaque critère de sélectionCGFP, art. R. 332-9 Si aucune candidature de fonctionnaires ne répond aux critères, la collectivité atteste, sur la base du document d’analyse des candidatures, de l’infructuosité du recrutement d’un fonctionnaireCGFP, art. R. 332-11À compter du 15 marsExamen de candidatures émanant de contractuels et élaboration du document d’analyse des candidatures au regard de chaque critère de sélection Convocations aux entretiens auxquelles est joint le document d’information relative aux obligations déontologiquesCGFP, art. R. 332-1731 marsEntretien conduit par au moins 2 personnes, ensemble ou séparémentCGFP, art. R. 332-15À compter du 1er avrilÉlaboration d’un document de synthèse des entretiens, transmis à l’autorité territorialeCGFP, art. R. 332-18 Choix du candidat par l’autorité territoriale, libre de retenir ou non le candidat proposé, le cas échéant, par le juryInformation des autres candidats du rejet de leurs candidaturesCGFP, art. R. 332-19

Fichepratique

Sommaire

1. Organiser la présélection des candidatures à un poste
2. Définir les critères de présélection et préparer la grille d’analyse des candidatures
3. Renseigner la grille de présélection et classer les candidats
4. Établir la liste finale des candidats reçus en entretien

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Mis à jour le 25 juin 2026 | Coordonné par Florian Glay | Référence : 2197

L'essentiel par l'éditeur

La présélection des candidatures est une étape cruciale du recrutement, visant à garantir l'impartialité et à identifier les meilleurs candidats. Elle repose sur un planning, une grille de présélection et l'identification des intervenants. Les critères de sélection sont définis, hiérarchisés et notés pour objectiver l'analyse. La grille d'analyse permet une évaluation homogène et un classement objectif des candidatures, facilitant la sélection des finalistes pour les entretiens.

Comment organiser efficacement la présélection des candidatures ?
Quels critères utiliser pour évaluer les candidatures ?
Comment garantir l'impartialité dans le processus de présélection ?

L’analyse des dossiers reçus à l’occasion d’un appel à candidatures est un moment essentiel dans la procédure de recrutement. Elle permet, à partir des informations contenues dans les dossiers, de repérer les candidats qui participeront aux entretiens de recrutement.

Elle doit garantir que le profil et le parcours des candidats qui seront reçus en entretien correspondent au besoin exprimé par la collectivité.

Comment organiser cette sélection pour identifier les bons candidats avec lesquels poursuivre ? Quels sont les critères de présélection ? Comment établir une grille d’analyse des candidatures ?

La procédure détaillée ci-dessous peut être retenue comme signe de bonne gestion des ressources humaines, pour tout type de recrutement, permanent ou non permanent, fonctionnaire ou contractuel.

Toutefois, depuis le 1^erjanvier 2020, le recrutement d’un agent contractuel sur un poste permanent devra respecter scrupuleusement, sous peine de nullité, une procédure détaillée par le Code général de la fonction publique.

Cette procédure est présentée dans la FAQ.

Organiser la présélection des candidatures à un poste

La présélection des candidatures à un poste est une démarche extrêmement méthodique qui poursuit un double objectif :

assurer l’impartialité de la sélection ;
identifier les meilleurs postulants parmi les candidatures reçues.

La présélection s’appuie sur 3 éléments communs à l’ensemble des procédures de recrutement :

un planning de présélection rappelant notamment la date butoir de cette étape, eu égard notamment à la période consacrée aux entretiens (cf. Conduire l’entretien de recrutement) ;
l’établissement d’une grille de présélection ;
l’identification des personnes intervenant dans la présélection. Chacune devra disposer d’un dossier complet lui permettant d’opérer sa propre sélection (dossiers de candidature, grille, planning et échéances…).

Selon la procéd...

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