Question d’un chef de service : « L’usage d’un SD en mode Excel offre-t-il les mêmes avantages qu’un recours à un logiciel de GED ? »

Si vos budgets le permettent d’emblée et que vous êtes doté d’un responsable qualité, vous pouvez le former et lui fournir un logiciel de gestion électronique de documents (GED), l’objectif étant de développer au mieux au sein du CHRS une fluidité dans le partage de l’information sauvegardée et de faciliter l’application des procédures d’accompagnement de la personne accueillie à tous les professionnels dont les nouveaux stagiaires ou les nouveaux arrivants.La GED répond très bien à la sécurité et la confidentialité des informations stockées. Elle offre l’avantage d’attribuer des droits d’accès selon le statut des professionnels et du niveau d’accès (consultation, modification, partage, etc.). La GED permet aussi d’assurer que chaque professionnel dispose de la dernière procédure en temps T et règle le compte aux procédures obsolètes.En conséquence, la GED est plus efficiente qu’Excel et permet une exploitation rapide des informations.Quelques avantages du logiciel :il permet le stockage de nombreuses informations dématérialisées dans un lieu protégé ;il permet, sous réserve des droits d’utilisation et de lecture, une ouverture rapide et confidentielle ;il favorise le travail collaboratif dans la démarche qualité continue.Quelques inconvénients de la GED :nécessité de prendre du temps pour former les collaborateurs ;avoir au sein du CHRS un équipement informatique performant.Si l’autorité investie du pouvoir de décision décide une certification, un logiciel bien maîtrisé peut être l’occasion à terme de rechercher une réelle certification qualité.

Fichepratique

Sommaire

1. Comprendre les enjeux du système documentaire en CHRS
2. Intégrer les exigences réglementaires dans le SD
3. Mettre en place des réunions de revue du SD
4. Garder le contrôle de tous les documents dans le CHRS

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CHRS

Concevoir un système documentaire intégrant la qualité dans les CHRS

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Mis à jour par Jean-Claude Placiard | Coordonné par Jean-Claude Placiard | Référence : 12795

L'essentiel par l'éditeur

Le système documentaire (SD) en CHRS est essentiel pour intégrer la qualité continue, répondre aux exigences réglementaires et améliorer la performance. Il centralise les documents, soutient le projet qualité et facilite la communication. Un SD fonctionnel prouve l'engagement du CHRS envers la qualité, tandis qu'un SD incohérent nuit à la traçabilité. La gestion documentaire doit être organisée, sécurisée et respectueuse de la confidentialité, avec une attention particulière à la formation et à l'implication des professionnels.

Quels sont les avantages d'un système documentaire pour les CHRS ?
Comment intégrer les exigences réglementaires dans le système documentaire d'un CHRS ?
Pourquoi la gestion documentaire est-elle cruciale pour la performance des CHRS ?

La politique qualité se décline en objectifs qualitatifs et quantitatifs s’ouvrant sur un plan qualité à mettre en œuvre tous les cinq ans. Cette politique qualité conduite par le dirigeant se cale sur les évaluations pour donner plus de cohérence à l’action continue.

Le développement de cette politique au sein des CHRS doit s’appuyer sur une documentation efficiente et suffisamment repérée par les professionnels pour assurer un fonctionnement optimal.

Le système documentaire dont nous parlons n’a pas pour objet de recueillir une certification, mais de mettre en place un système cohérent et fonctionnel, et aussi de favoriser une relation de confiance pour les partenaires tout en respectant l’éthique indispensable au fonctionnement de la structure.

Le SD (système documentaire) s’appuie sur les classements physiques ou informatiques. Il contient toutes les instructions, notes, processus et procédures à l’usage dans le CHRS et présente la cartographie globale de la qualité dessinée par le dirigeant. C’est un outil précieux pour faciliter le travail des évaluateurs et répondre aux exigences actuelles du télétravail pour vos professionnels.

Comprendre les enjeux du système documentaire en CHRS

Le système auquel nous faisons référence rassemble tous les documents ayant trait à la qualité.

Il est confronté aux exigences réglementaires (textes et règlements applicables).

Faisant par conséquent partie de la démarche de qualité continue, notre démarche est simple et accessible et se résume à quelques questions à mettre à l’ordre du jour d’une revue de direction. Elle forme une sorte de prédiagnostic de la situation, vise l’amélioration de la performance et la recherche de la meilleure opérativité du CHRS en interne. Mais elle vise également à une opérativité soumise aux regards croisés externes (financeurs et partenariats divers).

Les trois fonctions du SD en CHRS :

Rassembler tous les documents et enregistrements expliquant son fonctionnement et présentant la mise en place de la qu...

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