Fichepratique

Construire et suivre le tableau des effectifs

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Mis à jour le 25 juin 2026 par Thomas Bigot | Coordonné par Céline Dubois | Référence : 9671

L'essentiel par l'éditeur

Le tableau des effectifs est un outil essentiel pour la gestion budgétaire et RH des collectivités. Il recense les emplois créés par délibération, distinguant les postes permanents et non permanents, à temps complet ou non. Sa mise à jour régulière est cruciale pour un pilotage efficace de la masse salariale et la gestion prévisionnelle des emplois. Il ne remplace pas les délibérations de création d'emplois et doit être conforme aux cadres d'emplois et aux strates démographiques.

  • Quelle est l'importance du tableau des effectifs pour la gestion budgétaire des collectivités ?
  • Comment le tableau des effectifs doit-il être mis à jour pour une gestion efficace ?
  • Quelle est la différence entre le tableau des effectifs et les délibérations de création d'emplois ?

Le cadre juridique de la création d’emplois et de la gestion du tableau des effectifs repose sur le principe fondamental de la libre administration des collectivités territoriales, concilié avec le principe de légalité budgétaire. Les collectivités territoriales sont libres de créer les emplois nécessaires à la réalisation de leurs missions de service public, mais dans les conditions et les limites fixées par la loi.

Ainsi, la loi pose deux obligations générales à toute collectivité : 

  • créer les emplois par l’organe délibérant de la collectivité, avec une délibération qui précise les grades correspondant aux emplois créés ;
  • mettre, préalablement à la création des emplois, les crédits disponibles au chapitre budgétaire correspondant. C’est, ici aussi, l’organe délibérant de la collectivité qui vote ce crédit, en annexant le tableau des effectifs au vote du budget.
1.

Savoir définir le tableau des effectifs

Important : distinguer le tableau des effectifs et le tableau des emplois

Le tableau des effectifs constitue un document budgétaire et administratif qui recense l’ensemble des emplois permanents ouverts par l’organe délibérant. Ce tableau a un caractère limitatif : le recrutement est impossible si l’emploi ne figure pas au tableau des effectifs, à l’exception des emplois créés pour permettre le recrutement d’agents contractuels sur des emplois non permanents.

Le tableau des emplois, quant à lui, est un outil interne de gestion des ressources humaines (RH) qui présente les postes occupés et vacants, souvent par direction ou par service. Il sert à visualiser l’affectation réelle des agents, et à piloter les mouvements de personnel tout au long de l’année.

Le tableau des effectifs, annexe...

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