Fichepratique

Mener des réunions efficaces

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Mise à jour le 9 sept. 2025 | Référence : 12799

L'essentiel par l'éditeur

Pour mener des réunions efficaces, il est crucial d'optimiser ses compétences psychosociales, telles que le leadership, la communication et l'adaptabilité. La préparation matérielle et la gestion du temps sont essentielles pour garantir le succès. L'animateur doit inspirer confiance, favoriser l'expression et maintenir un climat propice. Une réunion réussie repose sur une communication claire et une animation dynamique, évitant les digressions et les monopoles de parole.

  • Comment optimiser ses compétences pour animer une réunion efficacement ?
  • Quelles sont les étapes clés pour préparer une réunion réussie ?
  • Comment gérer le temps et les interactions lors d'une réunion ?

Si les réunions constituent un outil incontournable de communication et de coordination des services, elles peuvent également être un puissant levier de management et d’efficacité professionnelle. En revanche, elles deviennent un facteur de surcharge mentale et de démotivation lorsqu’elles sont trop excessives et peu structurées. Cette fiche vous accompagne pour vous donner les outils nécessaires pour les mener efficacement.

De nombreuses structures des secteurs privé ou public ont déjà révisé l’organisation et la conduite de leurs réunions avec les enseignements du management agile (ou Lean management).

C’est ainsi que de plus en plus d’organisations ont mis en place des réunions de type AIC (à intervalle court) qui sont de très courtes réunions (5 à 10 minutes) ayant lieu tous les jours à la même heure et au même endroit. Son animation repose sur le management visuel pour suivre des indicateurs clés de performance préalablement arrêtés. Les éléments visuels identifient en temps réel les écarts de performance afin de prendre sans délai des mesures correctives. Un temps est consacré au partage d’information et à la reconnaissance du travail accompli.

Bien entendu, nous le verrons par la suite, ces réunions, pour être efficaces, doivent être structurées.

Outre l’enjeu d’efficacité, les réunions vont contribuer à la qualité de vie au travail (QVT) par le fait de faciliter la circulation des informations, d’identifier les tensions et de favoriser la cohésion de l’équipe.

Il semble donc incontournable dans un contexte où la QVT semble être une préoccupation majeure des professionnels des ressources humaines (RH) de repenser, dépoussiérer et optimiser la pratique des réunions, ce vecteur de communication historique au sein de la fonction publique.

1.

Développer sa réflexivité

Dans un contexte où il faut agir plus vite et être plus efficace, être en capacité pour un manager d’interroger ses pratiques et, au-delà, de faire un pas de côté pour voir autrement est une compétence managériale à part entière, et peut s’identifier selon Juliette Fronty, chercheuse en sciences de gestion, comme une soft skill.

Il s’agit en effet d’une posture active qui interroge sa propre pratique et l’impact que celle-ci peut avoir sur autrui. Il s’agit de faire mieux en conscience.

C’est une compétence qui se travaille et qui suit le même processus qu’en coaching ; toutefois, il s’agit ici de s’autocoacher, de faire un pas de côté pour analyser ses pratiques.

Optimiser la conduite de ses réunions, c’est donc d’abord être en capacité de se positionner dans une posture de réfl...

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