Fichepratique

Rédiger pour l’élu une note préparatoire à une réunion

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Référence : 0825

L'essentiel par l'éditeur

La préparation minutieuse d'une réunion avec un élu est cruciale pour son succès. Assurez-vous de fixer une date, un lieu adapté et de prévenir les participants clés. Une note préparatoire détaillée permet de clarifier les enjeux et d'optimiser le temps. Les réunions hybrides, combinant présentiel et distanciel, sont de plus en plus courantes, nécessitant une maîtrise technique. Hiérarchisez les priorités pour éviter les digressions et garantir des décisions efficaces.

  • Comment préparer efficacement une réunion avec un élu ?
  • Quels sont les avantages des réunions hybrides ?
  • Comment hiérarchiser les priorités dans l'ordre du jour d'une réunion ?

Au sein d’une direction des affaires culturelles, un collaborateur peut être sollicité par l’élu(e) pour rédiger une note préparatoire à une réunion. Simple rappel des points à aborder et/ou document de synthèse portant sur un point spécifique, la note préparatoire sert de guide à l’élu pour conduire efficacement une réunion.

  • Quels en sont les points principaux ?
  • Où commence et où s’achève la préparation d’une réunion ?
  • Quels éléments garantissent la conduite efficace d’une réunion ?
  • Quelles sont les circonstances et les configurations de réunions avec l’élu(e) ?
1.

Établir la check-list de l’organisation de la réunion

Partant du principe qu’une réunion bien menée est une réunion bien préparée, vous devez commencer par vérifier avec l’élu(e) (ou son secrétariat, ou encore le/la collaborateur/collaboratrice en charge de l’organisation) les points suivants :

  • La réunion a été calée avec une date, un horaire de début et de fin.
  • Une salle a été retenue, elle est adaptée et équipée pour l’usage attendu.
  • Les participants ont été prévenus ; les participants clés ont confirmé leur disponibilité.
  • L’ordre du jour a été communiqué à tous les participants et dans les services concernés.
  • Les participants savent ce qu’ils doivent préparer en amont de la réunion, au regard des objectifs mentionnés dans l’ordre du jour.

Plusieurs cas de figure peuvent donner lieu à une réunion avec l’élu(e) :

  • un point d’actualité su...
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