À quel moment faut-il privilégier les courriers électroniques ?

Dès lors que vous adressez des courriers papier à vos usagers, habitants, bénéficiaires, réfléchissez à les remplacer par un courrier électronique. Celui-ci doit vous permettre de raccourcir les délais de communication et diminuer les coûts de gestion (frais d’affranchissement et de maintenance). Ainsi, peuvent être envoyés par mail les factures, les invitations, les informations du plan communal de sauvegarde (canicule, grand froid), les avis d’accord d’aides facultatives, etc.

Quel doit être le poids des e-mails ?

Pour éviter des temps de chargement trop longs pour vos lecteurs qui utilisent un accès modem classique, idéalement, vos messages ne doivent pas dépasser un poids global de 40 à 50 ko.

Fichepratique

Sommaire

1. Élaborer sa base de données d’e-mailing
2. Rédiger et envoyer ses e-mails
3. Assurer le suivi des e-mails

Notre conseil
Évitez les erreurs
FAQ
Aller plus loin

Outils et modèles (2)

Déclaration de fichiers au correspondant de la Cnil (réf : dtou7114)
Modèles de mentions légales à apposer sur vos courriers électroniques (réf : dtou7115)

Fiches associées (3)

S’appuyer sur les e-mails pour développer la communication du CCAS/CIAS

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Mis à jour par Catherine Girard | Coordonné par Émilie Pelzak | Référence : 9624

L'essentiel par l'éditeur

L'e-mailing est un outil puissant pour le CCAS/CIAS, permettant une communication rapide et ciblée. Pour maximiser son efficacité, il est crucial de bien structurer sa base de données, en respectant la législation sur les données personnelles. Une gestion rigoureuse des contacts et un contenu pertinent garantissent que les messages ne soient pas perçus comme du spam. L'e-mailing doit être complété par d'autres supports pour atteindre un public plus large, tout en respectant les règles de la Cnil.

Comment structurer efficacement une base de données d'e-mailing pour le CCAS/CIAS ?
Quelles sont les obligations légales à respecter pour l'e-mailing dans l'administration française ?
Comment éviter que les e-mails du CCAS/CIAS soient considérés comme du spam ?

Avec l’essor des nouvelles technologies, l’e-mailing s’est imposé comme un outil de communication efficace pour les centres communaux/intercommunaux d’action sociale (CCAS/CIAS).

Il peut être utilisé pour informer les usagers, promouvoir une action du CCAS/CIAS ou renforcer sa qualité d’image. Peu coûteux, demandant moins de main-d’œuvre dans sa mise en œuvre que les courriers, il se généralise rapidement – en remplaçant les publipostages –, mais il n’est pas forcément utilisé dans le cadre d’une stratégie globale de communication.

L’e-mailing doit être employé à bon escient et faire l’objet d’un suivi des publics contactés. C’est à cette condition que l’efficacité de la communication du CCAS/CIAS est garantie. L’élaboration de messages doit enfin être adaptée à ce type de communication.

La présente fiche donne des conseils pour optimiser l’usage de l’e-mailing dans la communication du CCAS/CIAS.

Élaborer sa base de données d’e-mailing

L’e-mailing peut être utilisé à de nombreuses fins en termes de communication (cf. Créer une conférence annuelle sur les pratiques sociales innovantes) :

annonce d’un événementiel ;
information sur un dispositif ;
diffusion d’un support de communication ;
première, etc.

Sa mise en œuvre est simple, il suffit d’avoir une liste d’adresses mail, un message performant et une boîte d’envoi capable d’absorber l’envoi. Rapide et facile à mettre en œuvre, il doit être utilisé à bon escient, et notamment toucher le bon public. L’élaboration du fichier est donc une phase essentielle.

Définir les données à recueillir

En préalable à toute action de communication par mail, vous devez réfléchir à la structure de votre fichier contacts, veiller à ce que toutes les informations nécessaires au bo...

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