Partie 5 - Comment choisir l’offre économiquement la plus avantageuse ?
5/2 - Rappel des facteurs clés de succès
La qualité des offres présentées par les fournisseurs est très dépendante de la façon dont a été géré en amont le processus de mise en concurrence. Il est donc essentiel pour l’acheteur de bien identifier les points clés du processus de mise en concurrence qui ont une influence sur la performance des offres reçues.
La capacité qu'ont les pouvoirs adjudicateurs à sélectionner des fournisseurs et des offres attractives, et donc à réaliser des achats performants, dépend pour une large part des conditions initiales dans lesquelles sont lancées les procédures de mise en concurrence.
En effet, la qualité des offres reçues est étroitement corrélée et proportionnelle à la qualité de définition et d’expression du besoin à satisfaire, à l’attractivité de la mise en concurrence pour les fournisseurs susceptibles d’y répondre et à la compétence des intervenants dans le processus de sélection et de choix.
5/2.1 - La nécessité d’une bonne expression du besoin à satisfaire
La capacité de l’organisme acheteur à exprimer de façon claire et précise le besoin à satisfaire, tout en préservant la concurrence, est essentielle à la réussite du processus de sélection.
Toute erreur de paramétrage du besoin, qu’il s’agisse de qualité attendue, de quantité demandée ou de budget disponible, est en effet de nature à influer de façon négative sur la compétitivité et le niveau de performance des offres reçues. L’acheteur doit donc être très vigilant sur ce point lors de la rédaction du dossier ou du simple courrier de mise en concurrence.
Autrement dit, la qualité du travail de l’acheteur, lors de la phase de définition et d’expression du besoin, a une influence directe sur la qualité des offres qu’il reçoit. Chaque acheteur reçoit donc en quelque sorte les offres qu’il mérite.
Le travail de définition et d’expression du besoin (voir « Comment définir et exprimer ses besoins ? » ) doit porter sur 4 axes fondamentaux :
la qualité souhaitée ;
la quantité nécessaire ;
le calendrier et les contraintes de délais à prendre en compte ;
la performance financière attendue.
Il s’agit là pour l’acheteur de faire connaître...