Guide pratique du CCAS et du CIAS

 
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Partie 5 - La gestion financière des CCAS/CIAS
Chapitre 9 - Le diagnostic financier des CCAS/CIAS

5.9/3 - L'inventaire et la gestion patrimoniale

Quels sont les biens, les actifs du CCAS/CIAS ? Sont-ils bien orientés au mieux vers les activités du CCAS à court terme et à moyen et long terme ?

Pourquoi un inventaire ?

Dotés de la personnalité morale, les CCAS/CIAS ont la capacité de posséder, d'avoir des actifs immobilisés, des terrains, des bâtiments, des équipements techniques, etc. Compte tenu des missions des CCAS/CIAS, les biens immobilisés ne sont – en général – pas très importants. Il n'en demeure pas moins qu'ils doivent être recensés, suivis, contrôlés. Deux tâches sont à mettre en place au niveau de chaque CCAS/CIAS.

  1. D'une part un inventaire dynamique du patrimoine pour répondre aux questions : quels sont les actifs du CCAS/CIAS ? À quoi servent-ils ?

  2. D'autre part une gestion prévisionnelle de ces actifs pour répondre à la question : comment maintenir cet actif au service des missions du CCAS ?

Qu'est-ce qu'un inventaire dynamique ?

L'inventaire dynamique est l'inventaire qui ne se contente pas d'identifier sur un registre tous les biens avec un numéro d'inventaire mais qui les localise dans les services et selon le cas pour des activités déterminées, avec leurs dates et leurs coûts d'entrée, leurs fournisseurs, les principaux coûts d'entretien et de maintenance et leurs durées de vie dans le service en fonction de leurs caractéristiques techniques et de leurs utilisations.

Il est vérifiable rapidement et à tout instant :

  • Au sein du CCAS/CIAS il y a une personne – et un suppléant – chargée de tenir cet inventaire.

  • Les changements d'affectation des équipements, les retraits, etc., sont enregistrés.

  • Périodiquement on peut réaliser le rapprochement « de visu » entre le recensement des biens et les réalités physiques du terrain :

    • tous les biens du fichier existent avec une efficacité opérationnelle (ils ne sont pas stockés en rebut dans un coin) ;

    • tous les biens utilisés par le CCAS/CIAS sont inscrits sur le registre – sauf en cas de Leasing ;

    • pour les biens mis à disposition – le plus souvent par la collectivité mère – il y aura un registre spécifique.

  • Les dotations aux amortissements sont calculées à partir de ce recensement.

  • Périodiquement on peut faire le rapprochement entre l'inventaire et les données comptables à l'actif immobilisé dans la comptabilité du trésorier des Finances publiques (dans le compte de gestion).

En quoi consiste la gestion prévisionnelle des actifs ?

L'inventaire fait le point sur les actifs aujourd'hui, la gestion prévisionnelle des actifs anticipe les points pour le futur. Elle cherche à répondre aux questions suivantes :

  • Quels sont les investissements à renouveler chaque année...

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