Ce règlement de fonctionnement doit réellement vivre au quotidien, être porté par l’équipe de façon investie et cohérente.
L’équipe de direction a alors un rôle fondamental dans la compréhension du fonctionnement pour toute l’équipe, ainsi que dans le fait d’offrir de vrais espaces de parole pour échanger à ce sujet.
Réfléchir à des outils de communication
Il convient donc de réfléchir à des outils de communication pour que l’équipe investisse pleinement l’organisation de la structure, les règles collectives qui la régissent, et surtout puisse transmettre aux familles ces éléments de compréhension : l’équipe est le premier vecteur de transmission aux familles des éléments du règlement de fonctionnement. C’est pourquoi il est essentiel que l’équipe comprenne dans toute sa globalité le règlement, mais, au-delà de cela, soit en adéquation et en cohérence avec cet écrit.
En tant que manager, vos fonctions vous amènent à réfléchir à des outils adaptés de transmission du sens du fonctionnement de votre structure.
Il est tout d’abord nécessaire que le règlement de fonctionnement, pour être un vrai outil de communication en lui-même, soit rédigé de façon claire et compréhensible.
Le règlement de fonctionnement peut parfois avoir un aspect « rebutant » pour certains professionnels, il est donc indispensable de réfléchir à des modes de communication ludiques :
- réunions conviviales avec organisation de « jeux » permettant la compréhension des éléments essentiels du règlement (par exemple, questions/réponses, jeux de vrai/faux, pions avec des phrases du règlement à tirer au hasard, etc.) ;
- supports visuels pour animer ces réunions (informatique, affiches, photos, etc.) ;
- jeux de rôles (jouer les familles et les professionnels dans une situation donnée ayant trait au règlement de fonctionnement).
Réfléchir à la transmission aux nouveaux professionnels arrivants
Il faut toujours aussi avoir en tête que l’équipe de cette structure va évoluer au fil du temps : comment faire vivre ce projet, ce règlement lors des changements de personnel ? Comment transmettre aux nouveaux professionnels arrivants le sens du règlement de fonctionnement ?
Cette compréhension du fonctionnement est évidemment essentielle à l’intégration de nouveaux professionnels. Elle peut être facilitée par une présentation sur ordinateur des points essentiels du règlement de fonctionnement (par exemple, quelle que soit votre façon de le présenter, il est nécessaire de prévoir un temps consacré au règlement dans les premiers jours d’arrivée d’un professionnel).
Il est en effet indispensable que les professionnels soient porteurs du règlement de fonctionnement, que ce dernier prenne sens pour eux afin qu’ils puissent le transmettre aux familles de façon cohérente.
Pour que cela se passe au mieux avec les familles, il faut se donner les moyens qu’elles comprennent le fonctionnement de la structure et puisse échanger avec l’équipe à ce sujet. Il est donc essentiel de réfléchir en équipe sur le mode de transmission du sens de ce fonctionnement, de certaines règles, etc.
Tous ces échanges permettent aussi un réajustement régulier des pratiques professionnelles, une évaluation régulière en équipe.
