Prévoyez de disposer d’au minimum de trois semaines pour finaliser votre budget prévisionnel (BP) : compte tenu de la date d’échéance de dépôt du budget et sa validation préalable par l’instance délibérante, vous établirez un rétroplanning pour disposer du temps suffisant pour sa préparation.
Pour établir le budget prévisionnel (BP) du prochain exercice, il est nécessaire de réunir des documents :
- le dernier compte administratif (CA) et le rapport d’activité ;
- le budget exécutoire (BE) et le rapport budgétaire ;
- un état comptable de l’exercice en cours, arrêté en août ou septembre, anticipé sur la fin de l’exercice ;
- le projet de service ;
- la réponse du conseil général à la proposition d’affectation du résultat de l’exercice antérieur, le cas échéant ;
- la note d’orientation du conseil général qui donne les orientations de l’autorité en matière d’évolution de ses dépenses et les dotations limitatives de crédit, le cas échéant ;
- l’information de votre siège social quant au montant de la quote-part autorisée des frais de siège social, le cas échéant.
Pour une première procédure de tarification, le service ne dispose ni d’un CA, ni d’un BE, ni de résultats antérieurs à affecter. Le BP présenté à l’autorisation sera considéré comme accepté par l’autorité.
Des travaux préparatoires et des validations préalables sont ensuite à opérer, notamment si vous utilisez une application informatique que vous n’avez pas développée.
Opérez un contrôle de cohérence entre les nomenclatures comptables, plan de compte de l’organisme et plan comptable applicable aux ESMS (M22) :
- identifiez les comptes qui n’enregistrent pas les mêmes charges ou produits ;
- si vous n’adoptez pas la nomenclature imposée au SAAD pour l’ensemble de l’exploitation, le service comptable devra opérer des retraitements ;
- un risque d’erreur apparaîtra avec la récupération automatique des données de la comptabilité, dans un logiciel spécifique au budget du SAAD.
La définition de l’activité et des prestations du SAAD est déterminante. Des questions se posent :
- quelles sont les prestations entrant dans la tarification administrée, en tant qu’activités tarifées et en tant qu’activités annexes du SAAD ?
- quelles sont les autres prestations proposées en un ou plusieurs services de l’opérateur ?
La réponse à ces questions valide le choix des sections analytiques d’exploitation. Il se fonde sur le projet de l’opérateur, le projet de service du SAAD et l’arrêté d’autorisation.
Opérez une distinction entre les produits du SAAD :
- produits de tarification (comptes 73), par exemple les produits APA, PCH, y compris les tickets modérateurs à la charge des bénéficiaires ;
- produits non soumis à tarification, produits des activités annexes (comptes 70), par exemple les produits de prestations CNAV, CAF, mutuelles, sans financement… et les compléments de prestations hors des plans d’aide et de compensation…
Validez la ventilation des charges directes, notamment les charges de personnel d’intervention.
Une vigilance particulière est à porter sur :
- les intervenants qui œuvrent dans plusieurs services ;
- les qualifications requises par la ou les réglementations applicables aux différentes activités.
Les charges de rémunération doivent pouvoir être ventilées, au réel, pour les comptes 63 (taxes sur rémunération) et 64, ainsi que pour les aides aux postes, les remboursements de formation, les indemnités journalières…
Vérifiez le classement de l’encadrement : les effectifs administratifs sont classés en catégorie Encadrement ou Structure.
La définition de l’encadrement diffère entre :
- cadre budgétaire et tableau de bord officiels qui placent, par exemple, le directeur en encadrement ;
- la tarification SAAD (article R. 314-132) qui place la direction en structure : encadrement correspond à coordination et soutien de proximité aux intervenants, c’est-à-dire la fonction « responsable de secteur ».
La clarification de cette définition avec le conseil général s’impose ; elle doit être adoptée, si possible, par les SAAD du secteur, pour ne pas introduire de distorsions dans les indicateurs et les coûts intermédiaires.
Déterminez vos propres clés de répartition pour la ventilation des charges indirectes et de structure : certains logiciels proposés par des conseils généraux ou des fournisseurs informatiques ventilent les charges indirectes sur une seule clé (l’activité). Vous devez valider ce choix ou adopter vos propres clés.
Exemple de segmentation analytique de l’exploitation
- un SAAD pour personnes âgées et personnes handicapées qui peut avoir un budget principal (accompagnement dépendance) et des budgets annexes (accompagnement déplacement, accompagnement vie sociale pour les bénéficiaires du service, prévention / aide à domicile à des publics âgés autonomes ou légèrement dépendants, autres) ;
- un SAAD pour familles en difficulté qui peut avoir un budget principal (intervention dans l’ASE) et des budgets annexes (médiation familiale, aide au foyer de la CAF, CPAM, missions d’assistance ponctuelle hors dispositifs sociaux, autres) ;
- un service mandataire qui propose une aide à la fonction d’employeur, à tous publics ;
- un ou des services vie pratique qui propose diverses prestations de service pour améliorer le confort quotidien des clients / bénéficiaires, tous publics ;
- autres services….
Exemple de clés de répartition des charges communes, couramment utilisées
Une clé est une proportion (unité d’œuvre) ou un pourcentage fixe (taux de frais) qui s’applique à une charge et en détermine la part qui revient à un centre d’analyse (section analytique). La clé dépend de la nature de la charge. On peut citer :
- le nombre d’heures d’activité ;
- le nombre d’interventions ;
- le nombre de bénéficiaires ;
- la rémunération brute des intervenants ;
- le temps passé des fonctions encadrement et administration ;
- la rémunération couplée au temps de travail des fonctions encadrement et administration ;
- le nombre de mètres carrés de locaux occupés ;
- les produits d’exploitation ;
- le nombre de kilomètres effectués…
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