Guide pratique de l'intendant

 
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Quelques repères dans l'année : le calendrier de l'adjoint gestionnaire en EPLE

Les responsabilités allouées au gestionnaire d’un EPLE nécessitent l’élaboration d’un inventaire détaillé des charges quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles qui doivent être assumées tant au niveau de la gestion matérielle et de la maîtrise des ressources humaines que dans le cadre de la gestion budgétaire, voire comptable.

1 - Les charges quotidiennes de l'adjoint gestionnaire en EPLE

Gestion matérielle

  • Service intérieur : tour de l'établissement qui permet de vérifier que tout est en ordre, de noter l'éventuel absentéisme des agents de service. Cette activité est très bien ressentie par les personnels de service.

  • Contrôle de la sécurité : vérifier qu'aucun désordre ponctuel n'est susceptible de mettre en danger les membres de la communauté scolaire.

  • Organisation de la répartition des tâches en cas d'absence d'un agent de service sur un poste clé (accueil, cuisines…).

  • Ronde dans les bureaux administratifs pour saluer les collaborateurs.

  • Accueil des personnes ayant un rendez-vous programmé.

  • Réception et contrôle des marchandises.

  • Contrôle du déroulement des services de restauration (préparation, présentation, service, mise au rebut des déchets, conservation des échantillons tests).

  • Appréhension de tous les problèmes de gestion matérielle qui surviennent dans la journée (consulter le cahier de demandes de travaux, faire face aux urgences).

Opérations de gestion administrative

  • Lecture, annotation et ventilation du courrier.

  • Réponse aux demandes de renseignements du staff administratif.

  • Gestion des questions administratives ponctuelles relevant du domaine des services d'intendance (relations avec les autorités de tutelle…).

Opérations de gestion budgétaire

  • Contrôle ou réalisation des demandes de gestion budgétaire (vérification des crédits disponibles), émission des bons de commande, engagement des charges concrétisées.

  • Feuille de consommation journalière et vérification de la dépense journalière par rapport aux prévisions de gestion.

2 - Les charges hebdomadaires de l'adjoint gestionnaire en EPLE

Gestion matérielle

  • Réunion de service avec les personnels ATOSS et ATTEE relevant directement de la responsabilité de l'adjoint gestionnaire, entendre les problèmes de chacun, donner les « feuilles de route ».

  • Entretien avec l'agent chargé de la...

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