Comment estimer rapidement le coût de la fonction achat ?

À défaut de suivre la démarche expliquée dans la présente fiche, vous pouvez appliquer le pourcentage de 6 % de vos dépenses achats pour déterminer le coût de votre fonction achat-approvisionnement.

L’externalisation de ses achats est-elle une solution à l’optimisation des coûts associés ?

Toute démarche de mutualisation ou d’externalisation de ses achats peut se justifier par un défaut d’expertise et/ou par la volonté d’optimiser le coût du processus achat-approvisionnement. Considérant que 80 % du coût du processus sont liés aux charges de personnel, le coût d’un processus achat est donc très élevé et ce quelles que soient la nature de l’achat et la procédure juridique utilisée. Ceci explique pourquoi de nombreux acheteurs publics externalisent de plus en plus l’ensemble de leurs achats auprès de centrales d’achat, limitant leurs achats en propre à des sujets fortement opérateurs dépendants, régionaux ou pour lesquels ils disposent d’une expertise unique.L’externalisation peut également, en particulier auprès de centrales d’achat responsables, peut permettre d’optimiser les coûts, tout en respectant les nouvelles obligations environnementales et sociales. Cela permet de limiter l'impact des hausses de coûts tout en assurant une conformité avec les législations actuelles.

Quelle est la différence entre une centrale d’achat grossiste et une centrale d’achat intermédiaire, notamment dans son impact sur le coût du processus achat ?

Dans le cas d’une centrale d’achat grossiste (ex. : Ugap), vous externalisez l’ensemble de votre processus achat (amont, procédure et exécution du contrat). L’approvisionnement se fait directement et se limite à une commande et au règlement d’une facture. Dans le cas du recours à une centrale d’achat intermédiaire, vous acquérez un contrat qu’il vous faut signer, notifier et exécuter. Les coûts indirects, notamment en matière de gestion du contrat, sont à intégrer dans le calcul de votre processus achat et peuvent parfois être importants car vous exécutez un marché que vous n’avez pas directement rédigé. L’application de certaines clauses par vos services internes peut ainsi s’avérer complexe et coûteuse.

Fichepratique

Sommaire

1. Objectifs et étapes à définir
2. Le processus achat-approvisionnement
3. Le dispositif d'évaluation des charges
4. Identifier les coûts et les pistes d’optimisation

Notre conseil
Évitez les erreurs
FAQ

Outils et modèles (2)

Analyse du coût de gestion processus achat-approvisionnement (réf : dtou5287)
Exemple de matrice des intervenants du processus achat-approvisionnement (réf : dtou5288)

Fiches associées (3)

Calculer le coût de la fonction achat

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Mis à jour par Sébastien Taupiac | Coordonné par Sébastien Taupiac | Référence : 7016

L'essentiel par l'éditeur

L'évaluation du coût de la fonction achat permet de mieux comprendre les dépenses associées, d'optimiser la répartition des charges et d'intégrer des considérations de durabilité. Elle identifie les étapes du processus achat-approvisionnement, les acteurs impliqués et leurs rôles, et propose des pistes d'optimisation, notamment par l'externalisation. Cette démarche est cruciale pour améliorer les performances économiques, sociales et environnementales dans un contexte de hausse des prix.

Comment évaluer le coût de la fonction achat pour optimiser les processus ?
Quels sont les bénéfices de l'externalisation des achats pour l'administration française ?
Comment intégrer les coûts environnementaux et sociaux dans le processus achat ?

Limiter l’évaluation de la performance des achats à la mesure des gains est une erreur fréquente. Il est indispensable d’intégrer le coût réel de la fonction achat, notamment face aux défis actuels tels que l’évolution des modèles économiques, la montée en complexité des achats (passage de l’achat de produits à celui de solutions) et la nécessité de respecter des règles de déontologie et d'éthique accrues.

L'actualité montre une pression accrue sur les budgets, avec la crise énergétique, les hausses des matières premières, et les obligations croissantes liées à la responsabilité sociale et environnementale. Dans ce contexte, il est primordial d'évaluer les coûts non seulement sur le plan financier, mais aussi en prenant en compte les enjeux de durabilité.

Objectifs et étapes à définir

Définir les objectifs associés au calcul du coût de la fonction achat

Évaluer le coût de la fonction achat permet :

de prendre conscience des dépenses associées ;
de mieux appréhender les acteurs du processus achat et leur coût ;
d’identifier les étapes du processus qui ont plus ou moins d'impacts budgétaires ;
d’optimiser la répartition des charges ainsi observées en fonction de la valeur ajoutée associée ;
de mieux arbitrer la question du « faire » ou du « faire faire » et donc notamment de l’externalisation dans le cadre de groupement de commandes ou auprès de centrales d’achat.

L’évaluation du coût permet ainsi de prendre conscience des dépenses réelles associées au processus achat, de mieux appréhender les acteurs impliqués et d'optimiser la répartition des charges selon la...

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