Définir les moyens nécessaires au bon fonctionnement d’une direction des achats

Les crises successives – sanitaire, économique, énergétique, géopolitique et technologique – démontrent l’importance stratégique d’une direction des achats structurée. Depuis 2022, les tensions d’approvisionnement, l’inflation, la hausse du coût de l’énergie, l’instabilité internationale et les enjeux de souveraineté ont renforcé le rôle des achats dans la continuité et l’efficience des services publics.

Cet enjeu doit également s’apprécier dans un contexte de contrainte budgétaire durable et de montée en puissance du poids politique de la commande publique : soutien aux TPE-PME, emploi local, insertion sociale, transition environnementale, innovation, sécurité d’approvisionnement, souveraineté industrielle et numérique. La fonction achat ne se limite donc plus à la passation des marchés : elle participe à la stratégie globale de l’organisation.

L’évolution rapide des outils numériques, de la data achat et de l’intelligence artificielle modifie également les attentes envers la direction des achats. Celle-ci doit être capable de piloter des données fiables, de sécuriser les usages numériques, de tenir compte du règlement général sur la protection des données (RGPD), de la cybersécurité et, le cas échéant, de la souveraineté des solutions utilisées. Ces évolutions interrogent directement les moyens humains, les compétences à recruter, les formations à prévoir et le positionnement respectif des acheteurs, juristes, prescripteurs, contrôleurs de gestion et spécialistes des systèmes d’information.

Des questions se posent donc en matière de positionnement hiérarchique, de ressources, d’organisation, de stratégie, de gouvernance et d’outillage. La direction des achats doit intervenir sur quatre missions clés :

1/ assurer la sécurisation des achats, tant du point de vue juridique, réglementaire et contractuel que du point de vue de la sécurité d’approvisionnement, de la maîtrise des risques fournisseurs et de la continuité du service public ;

2/ garantir l’adéquation entre l’offre et la demande, par un travail approfondi avec les prescripteurs, afin d’éviter la surqualité, la sous-qualité, les achats mal calibrés ou les procédures insuffisamment attractives ;

3/ assurer la performance économique des achats, en générant des économies directes et indirectes, dans une approche en coût complet intégrant le prix, l’usage, la maintenance, les risques d’exécution, l’impact environnemental et les gains organisationnels ;

4/ piloter les politiques publiques portées par la commande publique, notamment en matière d’achat responsable, d’innovation, de soutien au tissu économique, de souveraineté, de conformité, de prévention de la corruption, de conflits d’intérêts et de protection des données.

Ces missions ne sont pas présentées par ordre de priorité. Chaque entité doit les pondérer en fonction de sa taille, de son portefeuille achat, de sa maturité, de ses contraintes budgétaires, de ses risques opérationnels et de ses objectifs stratégiques.

Cette fiche vise donc, au regard de ce contexte renouvelé, à :

• déterminer les compétences et les moyens essentiels au bon fonctionnement d’une direction des achats ;
• anticiper son évolution au regard de la montée en charge, de la complexité des achats et des transformations numériques ;
• prévoir les moyens humains, financiers, techniques et organisationnels nécessaires à la réalisation de ses missions ;
• définir les principes de montée en compétences, notamment en matière d’achat public, de négociation, de gestion des contrats, de data achat, d’intelligence artificielle (IA), de RGPD, de cybersécurité, de cartographie des risques et de pilotage de la performance ;
• arbitrer, en coût complet, entre internalisation, externalisation, mutualisation, recours à une centrale d’achat ou à un groupement de commandes.