Fichepratique

Gérer efficacement la relation à un prestataire

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Référence : 2687

L'essentiel par l'éditeur

Optimiser la relation avec un prestataire est crucial pour les collectivités. Définir clairement les attentes via un cahier des charges détaillé est essentiel. Les marchés publics de communication, régis par le Code de la commande publique, nécessitent une compréhension des seuils et procédures. La collaboration avec un prestataire doit être basée sur la confiance, la transparence et une gestion rigoureuse, tout en intégrant les nouvelles technologies pour maximiser l'impact des actions de communication.

  • Comment définir efficacement les attentes d'une collectivité envers un prestataire ?
  • Quelles sont les procédures à suivre pour les marchés publics de communication ?
  • Comment établir une relation de confiance avec un prestataire tout en optimisant l'usage des nouvelles technologies ?

S’engager avec un prestataire, agence ou conseil en communication, obéit à diverses nécessités liées aux actions qu’entend conduire une collectivité. Les prestations de communication couvrent un spectre extrêmement large de natures de prestations et de catégories de prestataires.

Dans cette optique, le choix d’un prestataire relève en premier lieu d’une connaissance des possibilités propres au service. Il relève aussi du besoin de s’adjoindre une collaboration externe temporaire ou prolongée, pour conduire des opérations de communication ciblées ou opérer des changements dans les supports d’information, de former et d’accompagner les personnes concernées par ces évolutions.

La procédure conduisant au choix de l’agence, du prestataire ou du conseil en communication est directement conditionnée par le coût de la mission dont il aura la charge. Au-delà des règles liées à la commande publique ou à la nature de la prestation, gérer efficacement la relation à un prestataire nécessite un suivi minutieux de la part du service communication. Des règles de conduite ou de bonnes pratiques sont rappelées dans cette fiche.

1.

Définir les attentes et les besoins de la collectivité

La première étape – stratégique dans une bonne relation avec un prestataire – consiste en interne à définir ses attentes et souligner les objectifs qui lui seront confiés.

À cette fin, la rédaction d’un cahier des charges détaillé s’avère indispensable. Celui-ci énumère le positionnement dans lequel l’agence (ou le prestataire) va accomplir sa mission. Il décrit :

  • les objectifs principaux qui caractérisent la demande ;
  • les messages que la collectivité souhaite diffuser, dans des domaines spécifiques concernés (scolaire, déplacement, collecte des déchets ménagers, transition énergétique, finances locales…) ou bien des messages plus généraux inscrits dans la durée.

Il précise également :

  • les missions couvertes par le prestataire ;
  • le cadre contraint dans lequel c...
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